Proposta de guia para aquisição de software de gerenciamento eletrônico de documentos técnicos

Abstract

Softwares de Gerenciamento Eletrônico de Documentos Técnicos (EDMS) ajudam organizações que trabalham com documentação técnica em suas atividades diárias. Dado a complexidade deste tipo de software, adquiri-lo é uma tarefa não trivial que exige certos cuidados. Este trabalho contextualiza o Gerenciamento Eletrônico de Documentos em relação à gestão do conhecimento, faz um estudo sobre as características de um software de EDMS e propõe um guia a ser usado por organizações que queiram adquirir um software desta natureza. A utilização deste guia pode trazer inúmeros benefícios com relação ao gerenciamento desta aquisição, aos requisitos do software e ao suporte. É apresentada uma discussão sobre uma aquisição de EDMS, feita em uma grande organização, sem a utilização de nenhuma metodologia. São apresentados pontos que deram errado nesta aquisição, mas que poderiam ter sido evitados caso este guia tivesse sido utilizado. Além disto, neste trabalho são levantados os principais softwares de EDMS no mercado brasileiro e informações de seus fornecedores. Engineering Document Management System (EDMS) softwares help organizations that deal with technical documentation in their daily activities. Due its complexity, acquiring it is a task that requires caution. This work relates Enterprise Content Management to Knowledge Management, studies the features of a EDMS software and provides a guide to be used by organizations that wish to acquire this sort of software. The utilization of this guide can bring benefits about this acquisition management, the software requirements and the support. It#s showed a discussion about an EDMS acquisition, by in a major organization, with no methodology. It shows some aspects that went wrong in this acquisition, but could be avoid in case of this guide would be used. Also, this work presents the main EDMS softwares in Brazilian market, as well as information about their suppliers.