Aplicação do procedimento de conformidade dos registros de gestão: um estudo de caso em uma instituição pública federal

Abstract

Objetivando identificar a relevância da aplicação do procedimento de conformidade dos registros de gestão em uma instituição pública federal, procedeu-se esta pesquisa a qual tem como questão verificar: qual a relevância da aplicação do procedimento de conformidade dos registros de gestão em uma instituição pública federal? Em seu desenvolvimento, esta pesquisa é classificada como descritiva, um estudo de caso, bibliográfica e documental. Quanto à abordagem é considerada predominantemente qualitativa, e teve como fonte de dados: (i) a simulação da realização do procedimento de conformidade dos registros de gestão em uma instituição pública federal nos meses de julho e agosto de 2012; e (ii) a aplicação de um questionário junto aos executores de registros no sistema, com intuito de verificar a percepção destes, quanto às dificuldades encontradas na atividade de registro, bem como da importância verificada do procedimento de conformidade dos registros de gestão. Como resultados, foram identificadas não conformidades na utilização de natureza de despesa, no campo observação, no plano de trabalho resumido, no elemento de despesa, no código do evento, no campo de unidade gestora responsável, e outros. As implicações das não conformidades encontradas geram inadequações na execução orçamentária, financeira e/ou patrimonial, decorrentes de inadequações no preenchimento de documentos, como: Nota de Empenho, Nota de Lançamento de Sistema, e documentos relativos a retenções de impostos. Todas as não conformidades verificadas são passíveis de correções e foram corrigidas por meio da conferência. Ainda pode-se inferir que nenhuma das não conformidades foi provocada, propositalmente, mas tiveram origem na ausência de mais capacitações, no desconhecimento das legislações ou por diversas atribuições inerentes ao cargo, sendo que esses fatores foram identificados, a partir dos dados obtidos por meio do questionário, como principais motivos na dificuldade de realização dos registros. A partir dos resultados, concluiu-se que o procedimento de conformidade dos registros apresenta relevância para a adequada execução orçamentária, financeira e contábil da instituição pública, corroborando com a maior parcela dos executores pesquisados, ao considerarem em nível elevado de importância, de 80,01% a 100,00%, a realização do procedimento. <br>

Abstract: To identify the importance of the application of the procedure of compliance of records management in a federal public institution, conducted this search which has the check issue: what is the relevance of the application of the compliance procedure of management of records in a federal public institution? In its development, this research is classified as descriptive, a case study, literature and documentary. As for the approach is considered predominantly qualitative and had as a source of date: (i) the simulation of the procedure of compliance of records management in a federal public institution in the months of July and August 2012, and (ii) the application of a questionnaire to the executors of records in the system, in order to verify the perception of these, with regard to difficulties encountered in registration activities, as well as the importance of compliance procedure verified records management. As results were identified non-conformities in the use of nature of expenditure, in field observation, in summarized in the work plan, the element of expenditure in the event code, in the field of responsible management unit, and others. The implications of nonconformities found generate mismatches in the budgetary execution, financial and/or assets arising from inadequacies in filling out documents like Note of Commitment Notice, Note Release System, and documents relating to tax deductions. All nonconformities are verified and fixes were corrected through the conference. Although Can still be inferred that none of the noncompliance was caused intentionally, but originated in the absence of more training, lack of laws or by various attributions inherent to the position, and these factors were identified from data obtained through the questionnaire, as the main reasons the difficulty of carrying out the records. From the results, it was concluded that the compliance procedure of the records management has relevance to the proper budgetary, financial and accounting of the public institution, corroborating with the largest portion of executors searched, to consider in high level of importance, of 80.01% to 100.00%, the completion of the procedure.