Mapeamento do Fluxo Documental da Fundação de Amparo à Pesquisa e Extensão Universitária ( FAPEU)

Abstract

Pessoas físicas ou jurídicas, instituições públicas ou privadas produzem documentos, pois há um fluxo documental, que consiste nos trâmites do documento durante a vida de uma pessoa ou instituição, um percurso da criação até a sua eliminação ou guarda permanente. Neste contexto, esta pesquisa tem como objetivo principal o mapeamento do fluxo documental da Fundação de Amparo a Pesquisa e Extensão Universitária (FAPEU), do Estado de Santa Catarina, respeitando o princípio do ciclo de vida dos documentos, denominado de três idades: corrente, intermediário e permanente. E dos objetivos específicos: diagnosticar os setores, as atividades e as tipologias documentais produzidas; identificar o percurso documental; e analisar os procedimentos para sua produção, tramitação e recuperação. Utiliza o método de pesquisa participante que inclui análise documental e aplicação de questionários e observação no local. A partir da análise dos resultados foi possível constatar que na FAPEU existe um fluxo documental onde o tramite é confuso, pois existem muitas idas e vindas entre os 17 setores. Sugere-se que cada nota fiscal possua o seu protocolo e que haja uma remissiva ao protocolo original da ordem de compra, ou seja, que no sistema que o documento tenha dois protocolos: o original (da ordem de compra) e o secundário (da nota fiscal) assim, todos os documentos devem possuir um protocolo único, pois estes possuirão a função de identidade do documento.

People or legal entities, public or private institutions produce documents, there is a documental flow that consists in the documents procedures during one person or institution’s life and the course of its creation until its deletion or permanent retention. In this context, the main goal of this research is the mapping of the documental flow at the Foundation for Protection to the University Research and Extension (FAPEU), in the state of Santa Catarina, respecting the principles of the documents’ life-cycle, denominated three periods: current, intermediary and permanent. And specific objectives: diagnose the sections, the activities and the documental typologies produced; identify the documental course; and analyze the procedures involved in its production, processing and recovery. In order to fulfill these goals, a participatory research method was implemented, which includes documental analysis and the use of survey and on-site observation. From the analysis of the results it was possible to conclude that there is a confused documental flow at FAPEU, because there are many documental come and go among the 17 departments. As the research final reflection, the suggestion is that each invoice should hold its own protocol and it should be remissive to the purchase order original protocol, in other words, in the system the document should have two protocols: the original (from the purchase order) and the secondary (from the invoice), doing this, all documents should have one single protocol, with the role of identifying the document.