Arquivometria: procedimentos e operações técnicas da gestão documental

Abstract

A gestão documental é fundamental na organização dos acervos arquivísticos, sendo que as etapas desse processo refletem nas três idades que compreendem o ciclo de vida dos documentos administrativos: arquivo corrente, intermediário e permanente ou histórico. A aplicação de estudos métricos nos procedimentos e operações técnicas desenvolvidas em arquivos, referentes à gestão documental e suas ações, possibilita mensurá-las e gerenciá-las de forma a otimizar o desempenho de unidades de informação para futuras decisões. O presente estudo tem por objetivo a geração e aplicação de métricas nas operações referentes à gestão documental, resultando em indicadores com vistas à melhoria do fluxo informacional e no processo decisório institucional. A fundamentação teórica aborda conceitos de gestão documental e aspectos referentes às métricas de informação. Discorre sobre a importância da aplicação da arquivometria na prática dos arquivos para uma melhor gestão, em âmbito processual e administrativo. Caracteriza-se, quanto à natureza, como quantitativa e do tipo descritiva-exploratória. A coleta de dados ocorreu em um arquivo central universitário que possibilitou o acesso à documentação oficial contendo dados estatísticos anuais, visando conferir qualidade e validade na análise de dados. Para a coleta de dados foram desenvolvidas tabelas com a finalidade de atender essa fase da pesquisa e seus objetivos. Assim, para a presente pesquisa, foram definidos indicadores de informação e de gestão a partir das etapas do processo de gestão documental. A seleção dos instrumentos de coleta está diretamente relacionada ao problema pesquisado e também aos objetivos propostos.<br>

Abstract : Document management is fundamental in organizing archives, considering that the stages of this process reflect upon the three stages of life in administrative documents: running archives, intermediate archives, and permanent archives or history. The application of metrics in archive technical procedures and operations related to document management and its pertaining actions, enables optimized performance in measuring and managing information units for future decision-making processes. This study aims at creating and applying metrics in operations related to document management, resulting in indicators seeking improvements in information flow, as well as in institutional decision-making processes. The theoretical background approaches the concepts of document management and aspects related to information metrics. The importance of archive metrics in archive practice is pondered upon for improved management in both processual and administrative spheres. The study is of exploratory, descriptive, quantitative nature. Data collection has occurred in a university central archive, thus granting access to official documents with yearly statistics, for greater quality assurance and data analysis validity. To collect data were developed tables in order to answer this research phase and its objectives.Thus, indicators of information management were defined for this study from the stages of the document management process. Data collection instruments selected are directly related to the research problem, as well as with the proposed objectives.