Mapeamento de processos na Coperve/UFSC: uma análise para implantação da gestão de processos

Abstract

Com o constante surgimento de estudos que visam melhorar e tornar mais eficiente o serviço público, pesquisas estas que propõem "novas" teorias, técnicas e práticas de gestão, sendo que uma dessas técnicas amplamente difundida no meio empresarial e que começa a ser aplicada no setor público é a gestão de processos, a qual é uma técnica eficiente para identificar a origem de desperdícios nas organizações. Com o intuito de contribuir com essa questão, esta pesquisa foi realizada com o objetivo de compreender como a metodologia de gestão de processos BPM pode auxiliar nas atividades da COPERVE/UFSC, pautadas na melhoria contínua dos serviços públicos prestados. Os procedimentos metodológicos utilizados nesta pesquisa foram de natureza aplicada, descritiva quanto aos objetivos, de abordagem qualitativa, e embasada na pesquisa bibliográfica, documental, pesquisa de levantamento e de campo. A coleta de dados foi feita em junho de 2016, a partir da realização de entrevistas semiestruturada e aplicação de questionário estruturado junto aos atores envolvidos nas tomadas de decisões da COPERVE/UFSC. Como resultado chegou-se a algumas recomendações para o macro processo de concursos públicos realizados pelo setor e de como a implantação de uma metodologia de gestão de processos na COPERVE/UFSC pode vir a contribuir ainda mais para a melhoria dos serviços públicos ofertados. Algumas sugestões no macro processo envolvem a troca de responsabilidades de determinadas tarefas, propostas estas embasadas pela recomendação de que os analistas de TI devem somente desenvolver os sistemas e não serem os usuários dos sistemas, outra observação destina-se à eliminação de pontos onde poderia ocorrer falha na comunicação entre os agentes envolvidos nas tarefas, por fim se sugeriu a criação de um relatório técnico, documento este que indicaria explicitamente o final do processo.<br>

Abstract : With the steady rise of studies that aim to improve and make more efficient public service, proposing "new" theories, techniques and management practices, specifically one of these techniques widespread in the business environment that has begun to be applied in the public sector is the management processes, which is an efficient technique to identify the source of waste in organizations. In order to contribute to this question, this research was conducted to understand how the BPM process management methodology can assist in the activities of COPERVE / UFSC, guided by the continuous improvement of public service. The methodology used in this study was applied research, descriptive of objectives, qualitative approach, and grounded in the literature, documentary, survey and field data. The data collection was carried out in June 2016, from interviews and questionnaire with the actors involved in decision making of COPERVE / UFSC. As a result, this study showed improvements recommendations on macro process of public admission undertaken by the University and how the implementation of a process management methodology in COPERVE / UFSC may contribute to the improvement of public services offered. Some suggestions in the macro process involves the exchange of tasks responsibilities, these proposals are based in the recommendation that IT analysts must develop systems and are not users of the systems, other hint intended to eliminate points where there could be miscommunication between the agents involved in the tasks, another suggestion is to be made a technical report, a document that would indicate the end of the process.