Requisitos de informação gerencial aplicados à gestão de compras em Universidade Pública

Abstract

O nível de qualidade da tomada de decisão pode ser melhorado quando o gestor utiliza informações que reflitam a realidade do ambiente analisado. Esta pesquisa teve como objetivo definir os requisitos de informação gerencial para a tomada de decisão no Departamento de Compras da UFSC. A pesquisa enquadra-se na área de concentração de Gestão Universitária e na linha de pesquisa de Políticas Públicas e Sociedade. Trata-se de uma pesquisa aplicada e descritiva, predominantemente qualitativa, e quanto aos meios, classificada como uma pesquisa bibliográfica, documental, de campo e estudo de caso. Para atender ao objetivo desta pesquisa, foi realizada a descrição das etapas do processo de licitação de material de consumo, que permitiu a identificação do tipo de informação que é coletada em cada etapa do processo, além dos responsáveis pelas etapas. A entrevista, realizada com o gestor do Departamento de Compras, identificou as tomadas de decisão e as suas necessidades informacionais. Com base na descrição das etapas do processo, foi realizado um mapeamento das informações que são coletadas durante o processo licitatório e que poderiam auxiliar o gestor nas suas tomadas de decisão. Este mapeamento comprovou que aquelas necessidades informacionais do gestor podem ser supridas pelas informações que já estão armazenadas nos sistemas de informação da UFSC. A partir do mapeamento destas informações, foi possível especificar os requisitos informacionais que atendem às necessidades do gestor para as suas tomadas de decisão. Como resultado, a pesquisa identificou que os gestores não conseguem extrair destes sistemas as informações consolidadas que necessitam para dar suporte às tomadas de decisão, existindo uma carência de integração das informações, que acaba gerando a criação de controles paralelos pelos próprios servidores.

Abstract: The quality level of decision making can be improved when the manager uses information that reflects the reality of the analyzed environment. This research had as its objective to define the requirements of managerial information for decision making in UFSC s Purchases Department. The research fits in the area of concentration of University Management and in the research line of Public Policies and Society. It is an applied and descriptive research, of a predominantly qualitative approach, and as for its methodology, classified as a bibliographic, documentary, field and case study. In order to meet the objective of this research, a description of the stages of the consumer material bidding process was carried out, which allowed the identification of the type of information that is collected in each step of the process, and the people responsible for each of the steps. The interview, conducted with the Purchases Department manager, identified decision-making and informational needs. Based on the description of the process steps, a mapping of the information that is collected during the bidding process and that can assist the manager in his decision making was carried out. This mapping proved that the informational needs of the manager can be supplied by the information that is already stored in UFSC s information systems. Based on the mapping of this information it was possible to specify the information requirements that meet the needs of the manager for his decision making. As a result, the research identified that managers cannot extract from these systems the consolidated information they need to support decision making, there being a lack of information integration, which leads to the creation of parallel controls by the workers themselves.