Sistema de gestão de lições aprendidas e memória organizacional do Centro de Ciências Físicas e Matemáticas, da Universidade Federal de Santa Catarina

Abstract

O presente trabalho tem como objetivo determinar elementos necessários para o desenvolvimento do projeto conceitual de um sistema de gestão de lições aprendidas e memória organizacional (SMO) para o Centro de Ciências Físicas e Matemáticas, da Universidade Federal de Santa Catarina (CFM/UFSC). Adotou-se como metodologia uma pesquisa qualitativa aplicada e um estudo de caso, além de pesquisa bibliográfica e documental. A coleta por meio de dados primários foi baseada na observação participante e na realização de entrevistas semiestruturadas com um total de nove gestores membros do CFM/UFSC escolhidos entre servidores docentes e técnico-administrativos. Foram identificados desafios e possibilidades em se criar e utilizar um SMO para a retenção do conhecimento relativo à gestão administrativa dos Departamentos do CFM/UFSC. Destacou-se, durante as entrevistas, a ausência de práticas voltadas ao compartilhamento do conhecimento. Foi também elaborado um mapa conceitual dos processos relativos à gestão administrativa dos Departamentos do CFM/UFSC, usado como páginas da Wiki, referência de entrada e de seleção de conteúdos no SMO. Definiu-se também, os critérios para a organização, busca e seleção das lições aprendidas sobre a gestão administrativa dos Departamentos do CFM/UFSC. Por fim, foi delineado o projeto conceitual de um sistema de gestão da memória organizacional e lições aprendidas para o CFM/UFSC, sendo produzido um protótipo, utilizando o sistema de gerenciamento de conteúdo Tiki Wiki CMS Groupware®, que foi implantado no Centro e utilizado pelos servidores desses departamentos. Algumas figuras, prints de telas, com funções do protótipo customizado são apresentadas. Concluiu-se sobre o importante papel a ser desempenhado por um SMO projetado para o CFM e que a sua implantação bem-sucedida depende, em grande medida, de ações preventivas que incluem, além de outras, que a gestão assuma liderança no processo.

Abstract : This work has the objective of determining the necessary elements for the development of a conceptual project for a system of ?lessons learned? and the organizational memory (SMO) for the Center for Physical Sciences and Mathematics of the Federal University of Santa Catarina (CFM/UFSC). The chosen methodology was an applied qualitative research whose objective was a descriptive inquiry and, as means, case studies as well as bibliographical and documental research. Data collection was based on active observations and semi-structured interviews with nine targets chosen from managers and technical-administrative staff of CFM/UFSC. The most notable feature of the organization was its culture of not sharing knowledge. A list of administrative processes from CFM/UFSC?s departments was developed to be used as reference entries and content selection of the SMO. Later, criteria for the organization, search and selection of organizational memory and ?lessons learned? were developed for the departments of CFM/UFSC. In the end, a conceptual project of a system for managing the organizational memory CFM/UFSC was developed to the point of a prototype installed and in use. The conclusion is the importance of the role of a SMO projected for CFM/UFSC and that its successful implementation depends mostly from preventive actions which include, among others, that the center?s management takes leadership of the process.