O quadro de pessoal do cargo de secretário-executivo da Universidade Federal de Santa Catarina

Abstract

Esta dissertação resulta de estudo sobre o quadro de pessoal do cargo de secretário-executivo da Universidade Federal de Santa Catarina (UFSC). O objetivo geral foi analisar de que maneira se caracteriza o quadro de pessoal do cargo de secretário-executivo adequado às necessidades da UFSC. No intuito específico de alcançar tal meta, foram traçados outros cinco objetivos, quais sejam: a) Identificar os parâmetros e procedimentos adotados por setores administrativos e acadêmicos da UFSC quando da solicitação de secretários-executivos; b) Apontar quais os critérios de alocação de secretários-executivos empregados pela Pró-Reitoria de Desenvolvimento e Gestão de Pessoas (PRODEGESP) da UFSC; c) Compreender quais as competências essenciais da UFSC, na visão dos gestores; d)Conhecer quais atividades podem ser desempenhadas por secretários-executivos no âmbito da gestão da UFSC; e) Propor ações para aprimorar os processos de identificação de necessidades pelo cargo de secretário-executivo e de alocação de secretários-executivos na UFSC, com base nas atribuições e competências desse profissional e nas competências essenciais da Instituição. Com uma abordagem predominantemente qualitativa de finalidade aplicada, esta pesquisa fez uso do estudo de caso único descritivo como meio de investigação. Os dados foram coletados no período de outubro de 2016 a janeiro de 2017, por meio de pesquisas documentais, questionários e entrevistas semiestruturadas com três gestores da PRODEGESP. Os questionários foram enviados para 24 dos 26 ocupantes do cargo de secretário-executivo da UFSC, gestor do Gabinete da Reitoria; todos os Pró-Reitores e Coordenadores de Apoio Administrativo (CAAs) das Pró-Reitorias; todos os Secretários Institucionais, CAAs e Diretores Administrativos de Secretarias; todos os Diretores Administrativos dos Campi; e todos os Diretores e CAAs dos Centros de Ensino. A metodologia adotada para a análise e para o tratamento dos dados oriundos da pesquisa foi a técnica de análise de conteúdo. A pesquisa indicou que é essencial a adoção do modelo de gestão de pessoas por competências na UFSC. Assim, a identificação das demandas por secretários-executivos, bem como os critérios de alocação desses profissionais na Instituição, resultariam do mapeamento de competências. Porém, a Instituição ainda não implantou esse modelo em nenhum de seus subprocessos de gestão de pessoas. Verificou-se que as demandas apresentadas pelas unidades acadêmicas e administrativas são utilizadas como planejamento de pessoal para o cargo de secretário-executivo na UFSC. Ainda, a investigação apontou que, de modo geral, os secretários-executivos da Instituição devem ser alocados, prioritariamente, em unidades chave: Gabinete da Reitoria, Pró-Reitorias, Secretarias Institucionais e Direções de Centros de Ensino e de Campi, sendo que cada um dos setores mencionados deveria contar com pelo menos um secretário-executivo. Dessa forma, é oportuno que a UFSC amplie o seu quantitativo de cargos de secretário-executivo. Apresenta-se como sugestão de quantitativo mínimo o total de 35 secretários-executivos para a UFSC. Foram propostas ações para aprimorar os processos de identificação de necessidades pelo cargo de secretário-executivo e de alocação de secretários-executivos na UFSC, com base nas atribuições e competências desse profissional e nas competências essenciais da Instituição.

Abstract : This thesis results of a study about the executive assistant staff from Universidade Federal de Santa Catarina (UFSC). The overall goal was to analyze how is characterized the staff of the executive assistant role suited to the needs of UFSC. In order to achieve this goal, five other objectives were outlined: a) Identifying the parameters and procedures adopted by administrative and academic sectors of UFSC at about the request of executive assistants; b) Pointing out which are the applied criteria for the allocation of executive assistants by Pró-Reitoria de Desenvolvimento e Gestão de Pessoas (PRODEGESP) of UFSC; c) Understanding which are the essential competencies of UFSC from the view of managers; d) Getting acquainted with the activities that can be performed by executive assistants in the management field of UFSC; e) Proposing actions in order to improve the processes of identifying the needs for the position and allocation of executive assistants at UFSC, based on the attributions and competencies of this professional as well as the core competencies of the Institution. Through a predominantly qualitative approach with applied purposes, this research made use of the unique descriptive case study as a means of investigation. Data were collected from October 2016 to January 2017, through documentary surveys, questionnaires and semi-structured interviews with three PRODEGESP managers. Questionnaires were sent to 24 of the 26 executive assistants of UFSC, to the manager from the Office of the Dean; to all Pro-Rectors and Administrative Support Coordinators (CAAs) of the Pro-Rectorates; to all Institutional Secretaries, CAAs and Administrative Directors of Secretariats; to all Administrative Directors of the Campi; and all Directors and CAAs of the Teaching Centers. The methodology used for the analysis and treatment of the data from the research, collected through document research, questionnaires and semi-structured interviews, was the technique of content analysis. The research has indicated that the adoption of the competency management model at UFSC is essential. Thus, the identification of the requirement for executive assistants, as well as the allocation criteria of these professionals in the Institution, would result from the competencies mapping. However, the Institution has not implemented this model in any of its sub-processes of people management until now. It was found that the demands presented by the academic and administrative units are used as workforce planning for the executive assistant position. In addition, the research pointed out that, in general, the executive assistants of UFSC should be allocated primarily in sectors considered as key units: Office of the Dean, Pro-Rectories, Institutional Secretariats, Education Centers and Campi Directions and each of the mentioned sectors should include at least one executive assistant among its staff.Therefore it is convenient for UFSC to increase the number of executive assistants? positions. It is presented the minimum quantity of 35 executive assistants. Actions were proposed in order to improve the processes of identification of needs for the position of executive assistant and allocation of executive assistants at UFSC, based on the professional's attributions and competencies and on the core competencies of UFSC.