A atuação dos arquivos públicos estaduais do Brasil nas atividades de representação da informação para atendimento da lei de acesso à informação

Abstract

A pesquisa tem como objetivo geral investigar a atuação dos Arquivos Públicos Estaduais (APE) do Brasil nas atividades de representação da informação, necessárias ao acesso informacional e a implementação da Lei de Acesso à Informação (LAI) no 12.527/2011. Considera que os APE do Brasil são instituições responsáveis por determinar e difundir as práticas sobre a gestão da documentação pública e promoção do acesso informacional. Nesse processo se inserem as funções arquivísticas de classificação, avaliação e descrição documental, que são entendidas também como atividades de representação da informação e, portanto, auxiliam no acesso à informação e cumprimento das determinações da LAI. Para alcançar o objetivo geral foi feita a análise dos artigos da LAI e das legislações estaduais em relação à representação da informação nas funções arquivísticas supracitadas; apontamento da abrangência da representação da informação com base nessas funções arquivísticas no ciclo de vida dos documentos nos APE do Brasil; e apreciação, com base na LAI, da representação da informação instituída pelos APE do Brasil de acordo com as funções arquivísticas selecionadas. A fundamentação teórica aborda os aspectos relacionados à Ciência da Informação; Arquivologia; acesso à informação; APE; a gestão de documentos e informações na Arquivologia; representação da informação; e LAI. Dos aspectos metodológicos a pesquisa se caracteriza como aplicada, exploratória e descritiva, com abordagem qualitativa utilizando-se das técnicas bibliográfica, documental e do questionário. Dos 26 APE registrados no Cadastro Nacional de Entidades Custodiadoras de Acervos Arquivísticos do Conselho Nacional de Arquivos, 11 participaram da pesquisa, sendo os seguintes estados: Ceará; Distrito Federal; Espírito Santo; Maranhão; Mato Grosso; Paraná; Piauí; Rio Grande do Sul; Santa Catarina; São Paulo e Sergipe. Os resultados demonstram que no texto da LAI e demais legislações estaduais estão implícitas as funções arquivísticas de classificação, avaliação e descrição para atendimento dos objetivos enunciados nos seus artigos. No entanto, a representação da informação nos APE do Brasil apresenta um desenvolvimento tradicional das funções arquivísticas no ciclo de vida dos documentos, ou seja, classificação e avaliação na idade corrente e intermediária, e a descrição na idade permanente. Com relação à representação da informação instituída pela LAI, tais instituições carecem de atuação incisiva nos tratamentos determinados pela legislação, limitando seu trabalho na identificação e seleção do conteúdo sigiloso nos documentos. Conclui-se que os arquivos são as instituições tecnicamente capacitadas para o acesso informacional estipulado pela LAI por meio da representação da informação, mas as práticas institucionais dos APE do Brasil, na sua maioria, ainda estão direcionadas somente aos seus ambientes.

Abstract : The general objective of this research was to investigate the performance of the State Public Archives in Brazil in the representation of information activities required to access information and to implement Law of Access to Information n. 12.527/2011. It considers that the State Public Archives of Brazil are institutions responsible for determining and disseminating practices on the records management and promotion of informational access. In this process the archival functions of classification, appraisal and description are inserted, which are also understood as activities of representation of information and, therefore, help in access to information and compliance with the determinations of Law n. 12.527/2011. To achieve the general objective the articles of Law n. 12.527/2011 and state legislations were analyzed in relation to the representation of information in the archival functions mentioned before; indicating the comprehensiveness of representation of information based on these archival functions in the document life cycle in the State Public Archives of Brazil; and assessment, based on Law n. 12.527/2011, of the representation of information instituted by the State Public Archives of Brazil according to the selected archival functions. The theoretical foundation addresses the aspects related to Information Science; Archives Administration; access to information; State Public Archives; management of documents and information in Archives Administration; representation of information; and Law of Access to Information n. 12.527/2011. Of the methodological aspects the research is characterized as applied, exploratory and descriptive, with a qualitative approach using bibliographical, documentary and questionnaire techniques. Of the 26 State Public Archives registered in the National Register of Custodial Entities of Archival Collections of the National Archives Board, 11 participated in the research, being the following states: Ceará; Distrito Federal; Espírito Santo; Maranhão; Mato Grosso; Paraná; Piauí; Rio Grande do Sul; Santa Catarina; São Paulo and Sergipe. The results show that the text of the Law on Access to Information n. 12.527/2011 and other state legislations implies the archival functions of classification, appraisal and description to meet the objectives set forth in its articles. However, the representation of information in the Public State Archives in Brazil present a traditional development of archival functions in the document life cycle, that is, classification and appraisal in the current and semi-current age, and the description in the historical age. With respect to the representation of the information instituted by Law n. 12.527/2011, such institutions lacked incisive action in the treatments determined by the legislation, limiting their work in the identification and selection of the confidential content in the documents. It is concluded that the archives are the institutions technically trained for the informational access stipulated by the Law n. 12.527/2011 through the representation of the information, but the institutional practices of the Brazilian State Public Archives, for the most part, are still directed only to their environments.