MAPEAMENTO DOS PROCESSOS, ANÁLISE E PROPOSTA DE MELHORIAS PARA AS LACUNAS DO PROCESSO DE MATRÍCULA DE CALOUROS NA GRADUAÇÃO DA UNIVERSIDADE FEDERAL RURAL DO RIO DE JANEIRO (UFRRJ)

Abstract

O artigo tem como objetivo analisar o setor responsável pelas atividades de matrícula de calouros dos cursos de graduação da UFRRJ, mapear o macroprocesso e identificar os pontos críticos, para apresentar as melhorias possíveis, devido a lacuna no setor no processo de matrícula de calouros da graduação, definido pela execução das rotinas desenvolvidas, sendo as mesmas aprendidas na prática pelos servidores mais novos ao reproduzir os passos dos mais antigos. O mapeamento das tarefas administrativas deste setor, desde a atuação do pró-reitor adjunto que recebe as listagens de candidatos para a graduação até a colação de grau dos discentes, o trabalho pretende expandir a fronteira do conhecimento visto que este mapeamento verificará gargalos e indicará as diretrizes que os servidores devem seguir, padronizando o processo. Isto reduziria riscos operacionais e perdas com retrabalho, tornando o processo mais eficiente. Ao usar o método do Estudo de Caso, utiliza o programa de modelagem Bizagi Modeler em toda a cadeia de matrícula, e a técnica de modelagem BPMN, o que torna possível pensar em uma gestão de processos no setor estudado. A pesquisa é caracterizada por ser aplicada, exploratória e descritiva, da forma escrita e estruturada dos subprocessos do setor, para que se possa transmitir de maneira uniforme o conhecimento a todos, com proposta de um guia para o servidor.