Desenvolvimento de uma Ferramenta para Automação de Relatórios de Agência de Marketing

Abstract

Este documento relata o trabalho desenvolvido na empresa Dialetto nos anos de 2016/2017. A Dialetto fornece soluções em comunicação estratégica para empresas de tecnologia, dentre os quais, a produção de conteúdo se destaca. A solução encontrada pela empresa desde 2012 foi registrar a produção desse conteúdo em Google Planilhas e exigir dos funcionários, semanal e mensalmente, um relatório de atividades para cada cliente, chamado internamente de “status report”. O ponto negativo dessa estratégia é que os funcionários investem muito tempo na produção desses relatórios quando, na verdade, eles poderiam ser feitos quase que automaticamente. O trabalho descrito neste documento tem por objetivo tornar esse processo o mais automático possível, permitindo que os funcionários se dediquem a outras atividades, aumentando a produtividade no ambiente de trabalho e o lucro da empresa. Além disso, é extremamente importante que a utilização da ferramenta seja simples e não exija conhecimentos de programação. Para alcançar os objetivos supracitados, escolheu-se desenvolver uma ferramenta que colete as informações necessárias das planilhas e as apresente em uma forma mais compacta em outra planilha. Optou-se, como solução, pela criação de um script para Google Planilhas, capaz de realizar essas tarefas. Os resultados obtidos com a ferramenta, após o período de adaptação, se mostraram expressivos em questão de produtividade: o tempo dedicado ao envio do status report caiu entre 60 e 75% com relação ao método utilizado anteriormente.

This project was developed for the company Dialetto, during 2016 and the beginning of 2017. The company provides solutions in strategic communication for technology businesses, with focus on the content production strategy. The work method adopted by the company since 2012, is to register the content production on Google Sheets and provide for its clients weekly and monthly reports. These reports were informally referred to as "status report". The downside of this method is that too much time is waste on manually producing the reports, when most part of the process could be automated using programming. Therefore, the main objective of the project was to automate as much as possible the report generation process, in order to allow the employees to have more time available for other important activities. This way, the company would enhance its productivity and ultimately its profit. Moreover, it is extremely important to notice that this project's resulting tools are simple to operate, without any previous knowledge or programming skills required. To reach those goals, it was decided to develop a tool to collect the necessary information from the spreadsheets and present them in a compact format. To achieve this aim, a specific type of script used for Google Sheets was chosen, which was capable of performing all desired operations. The results obtained from the use of the tool after a period of adaptation were very expressive, the time invested on reports production dropped around 60% and 75% compared to the previous method used by the company.