Gestão do acervo físico e digital do setor de apoio ao coordenador do Laboratório de Transporte e Logística da UFSC

Abstract

Com intuito de descrever as atividades de organização de um acervo físico e eletrônico, mobilizadas por uma estagiária na área de secretariado executivo, no setor de Apoio ao Coordenador Geral do Laboratório de Transporte e Logística da UFSC, e como requisito da matéria final Estágio Profissionalizante do curso de Secretariado Executivo da Universidade Federal de Santa Catarina, desenvolveu-se este relatório onde objetivou-se descrever a organização dos arquivos digitais e físicos utilizados pela equipe da coordenação. Para tal, foi feita uma consulta em bibliografia específica, para levantar as necessidades para tal atividade, e na sequencia foi organizado o arquivo. Por fim, é possível afirmar que sendo competências um conjunto de fatores indispensáveis ao profissional, as competências mobilizadas durante a realização do estágio giram em torno dos conhecimentos administrativos, de informática e de idiomas – este ainda que poucas vezes utilizado – e os conhecimentos da teoria arquivista, sendo possível afirmar que o conhecimento adquirido no estágio encontra interface com as disciplinas lecionadas no curso, o que oportuniza a construção entre teoria e prática.

In order to describe the activities of organizing a physical and electronic collection, mobilized by an intern in the executive secretariat area, in the Support to the General Coordinator of the Transport and Logistics Laboratory at UFSC, and as a requirement for the final subject of the Executive Secretariat course of the Federal University of Santa Catarina, this report was developed aiming at organizing the digital and physical files used by the coordination team. To this, end as a first step, central issues in relation to the specific field were developed in a review of literature to survey the needs for such activity. Finally, it is possible to state that, since competences are a set of factors that are indispensable to the professional, the competences mobilized during the internship are based on administrative, computing and language skills - although they last were rarely used - and knowledge of file management theory. Thus, it is possible to affirm that the knowledge developed throughout the internship period finds interface with the subjects taught in the Executive Secretariat Program, allowing the perfect match between theory and practice.