Gestão de contratos: um estudo de caso na coordenadoria de contratos do IFSC sob uma ótica processual e de conhecimento

Abstract

Nesta pesquisa foi estudado o processo de gestão na Coordenadoria de Contratos com foco a proporcionar maior efetividade organizacional por meio do aprofundamento das teorias de gestão de contratos, gestão de processos e gestão do conhecimento. Com este estudo se objetivou propor uma ferramenta que viabilizasse melhorias nos fluxos de trabalho institucionais sob a perspectiva de mapeamento de processos e análise dos conhecimentos existentes e compartilhados no referido setor. A metodologia utilizada nesta pesquisa foi definida como aplicada, de caráter predominantemente quantitativo, com alguns aspectos qualitativos, sendo classificada como descritiva e estudo de caso, utilizando-se da pesquisa bibliográfica e documental. A coleta de dados foi feita por meio de questionário aplicado a dois públicos de realidades diferentes: gestor do Departamento de Contratos em conjunto com a equipe da Coordenadoria de Contratos e; Gestores dos Departamentos de Administração e Materiais dos 22 Campi do IFSC, Diretor do Centro de Referência e Formação em Educação à Distância (CERFEaD), Diretor de Administração e Pró-Reitora de Administração. A análise de dados foi realizada por meio de análise quantitativa e de conteúdo. Após análise realizada, constatou-se que os contratos com maior risco são aqueles com dedicação exclusiva de mão de obra, porém, de maneira especial os contratos de limpeza e vigilância. Foi atualizado o mapeamento do processo Firmar Contrato , bem como foram mapeados outros nove processos, a saber: Abertura de Processo Administrativo contra empresas ; Repactuação/Reajuste de Contratos ; Aditivo de Obras ; Alteração de dados contratuais ; Fornecimento de Atestado de Capacidade Técnica ; Renovação Contratual ; Rescisão Contratual ; Supressão Contratual e; Adição Contratual . Por fim, sugere-se o uso da FAQ para melhorar o acompanhamento e solução da padronização de conhecimentos sobre contratos para o IFSC, sendo desenvolvido um piloto do sistema.

Abstract : In this research the management process was studied in the Contract Coordination with a focus on providing greater organizational effectiveness through the deepening of theories of contract management, process management and knowledge management. The purpose of this study was to propose a tool that would enable improvements in institutional workflows from the perspective of mapping processes and analyzing existing and shared knowledge in the said sector. The methodology used in this research was defined as applied, predominantly quantitative, with some qualitative aspects, being classified as descriptive and case study, using bibliographical and documentary research. Data collection was done by means of a questionnaire applied to two audiences of different realities: manager of the Contracts Department together with the team of the Coordination of Contracts and; Managers of the Departments of Administration and Materials of the 22 Campuses of the IFSC, Director of the Center for Reference and Training in Distance Education (CERFEaD), Director of Administration and Pro-Rector of Administration. Data analysis was performed through quantitative and content analysis. After analysis, it was found that the contracts with greater risk are those with exclusive dedication of labor, but, especially, contracts of cleaning and surveillance. The mapping of the \"Signing Contract\" process was updated, as well as other nine processes were mapped, namely: \"Opening of Administrative Process against companies\"; \"Renegotiation / Adjustment of Contracts\"; \"Additive of Construction\"; \"Alteration of contractual data\"; \"Provision of Attestation of Technical Capacity\"; \"Contractual renewal\"; \"Termination\"; \"Contractual Suppression\" and; \"Contractual Addition\". Finally, it is suggested to use the FAQ to improve the follow-up and solution of the standardization of knowledge about contracts for the IFSC, being developed a pilot of the system.