Pregão eletrônico: um estudo das causas de cancelamento de itens no âmbito de uma universidade federal

Abstract

As Instituições Federais de Ensino Superior (IFES), constituídas nas formas de fundações ou autarquias, por fazerem parte da Administração Pública, estão obrigadas a seguir as regras da licitação. Deste modo, a Universidade Federal de Santa Catarina (UFSC), por ser classificada como uma autarquia federal e estar sujeita às normas especificadas na Constituição Federal, deve adotar a licitação como meio para efetivação de suas compras. Esta pesquisa propõe analisar os cancelamentos de itens de material de consumo em pregões eletrônicos realizados no âmbito da Universidade Federal de Santa Catarina, no período de 2014 a 2018. A pesquisa, quanto aos fins, caracteriza-se como aplicada e descritiva, e quanto aos meios foram utilizadas as pesquisas de campo, documental e bibliográfica. Utilizou-se a pesquisa de campo com a pretensão de analisar o fluxo e as características dos processos licitatórios executados na UFSC, que motivam o cancelamento de itens em pregões eletrônico direcionados à aquisição de materiais de consumo. Com relação às técnicas e instrumentos de coletas de dados, foram utilizados como fonte de dados primários os processos licitatórios realizados pela UFSC e um questionário aplicado aos servidores do Departamento de Compras e de Licitações. Os dados secundários foram obtidos por meio da consulta aos manuais e relatórios dos Departamentos de Compras e de Licitações da UFSC, artigos científicos, livros, jurisprudências e teses e dissertações. Os relatos dos servidores participantes da pesquisa confirmaram diversos achados que emergiram das coletas de dados realizadas nos processos licitatórios. Desta forma, considerando as informações identificadas a partir do cumprimento dos objetivos específicos, observa-se que a fase interna é de extrema importância para o sucesso da licitação, pois os principais motivos de cancelamento de itens, identificados neste estudo, estão relacionados diretamente à especificação do objeto e pesquisa de preços, os quais possuem relação direta com a fase preparatória do certame. Ações de aprimoramento para os processos de compras e licitações foram propostas, dentre elas destaca-se a necessidade de maior conscientização e capacitação por parte dos servidores requerentes quanto às suas atribuições na fase interna do certame.

Abstract: The Federal Institutions of Higher Education (IFES), constituted in the forms of foundations or autarchies, for being part of the Public Administration, are obliged to follow the rules of the bidding. Thus, the Federal University of Santa Catarina (UFSC), once it is classified as a federal autarchy and subject to the norms specified in the Federal Constitution, must adopt the bidding as a way of accomplish its purchases. This research proposes to analyze the cancellations of items of consumer material in electronic bidding carried out within the scope of the Federal University of Santa Catarina, from 2014 to 2018. The research, in terms of ends, is characterized as applied and descriptive, and about the means, documentary and bibliographical research were used. Field research was used to analyze the flow and characteristics of the bidding processes executed at UFSC, which motivate the cancellation of items in electronic trading sessions directed to the acquisition of consumables. Regarding the techniques and instruments of data collection, the primary data source was the bidding processes carried out by UFSC and a questionnaire applied to the employees of the Department of Purchases and Bids. Secondary data were obtained by consulting the manuals and reports of the Departments of Procurement and Procurement of UFSC, scientific articles, books, jurisprudence and theses and dissertations. The reports of the employees participating in the survey confirmed several findings that emerged from the data collection conducted in the bidding processes. In this way, considering the information identified from the fulfillment of the specific objectives, it is observed that the internal phase is extremely importanT for the success of the bidding, since the main reasons for cancellation of items, identified in this study, are directly related to the specification of the object and price survey, which are directly related to the preparatory phase of the event. Improvement actions for the procurement and bidding processes were proposed, among them the need for greater awareness and qualification by the requesting employees regarding their assignments in the internal phase of the event.