Comunicação interna na Reitoria da UFSC

Abstract

Tratar sobre a comunicação interna nas universidades é fundamental para o desenvolvimento e aprimoramento da gestão universitária. Assim, o presente trabalho tem como objetivo analisar como ocorre a comunicação interna na reitoria da Universidade Federal de Santa Catarina (UFSC) e propor diretrizes para o aprimoramento da mesma. Para tanto, foram estabelecidos os seguintes objetivos específicos: a) caracterizar a estrutura e o funcionamento do gabinete da reitoria e das pró-reitorias da UFSC; b) identificar as barreiras que dificultam a comunicação entre o gabinete da reitoria e as pró-reitorias da UFSC; c) selecionar os fatores que poderão ser modificados na comunicação interna da Reitoria da UFSC. Na fundamentação teórica, discorreu-se sobre a administração pública, suas características e seus respectivos modelos, bem como sobre a gestão universitária e seus desafios no contexto atual. Abordou-se ainda a comunicação interna e sua importância nas organizações, bem como a comunicação nas universidades e seus principais desafios. Para o trabalho, utilizou-se a abordagem qualitativa, sendo a natureza da pesquisa aplicada. Quanto aos fins, a pesquisa foi classificada como descritiva, e quanto aos meios, como um estudo de caso. Foram considerados como sujeitos da pesquisa o chefe de gabinete, o pró-reitor de graduação, a pró-reitora de pós-graduação, o pró-reitor de assuntos estudantis, o pró-reitor de administração, o pró-reitor de extensão, o pró-reitor de pesquisa e a pró-reitora de desenvolvimento e gestão de pessoas. Quanto às técnicas de coleta de dados, utilizaram-se, além da pesquisa bibliográfica, a pesquisa documental e a entrevista semiestruturada; quanto às técnicas de análise de dados, foi utilizada a análise de conteúdo. Os resultados da pesquisa mostraram a maneira como o Gabinete da Reitoria da UFSC e as pró-reitorias estão estruturados. Verificou-se também que a comunicação interna entre o Gabinete da Reitoria e as pró-reitorias ocorre por meio de comunicação oral, pelo aplicativo WhatsApp e por e-mail. O estudo mostrou ainda que a gestão da informação pode contribuir muito com a comunicação entre o Gabinete da Reitoria e as pró-reitorias. Quanto às barreiras na comunicação, a pesquisa revelou que há barreiras administrativas e burocráticas, destacando-se a complexidade dos procedimentos administrativos e a falta da sistematização das normas internas. Assim, propôs-se a criação de um boletim mensal e de uma agenda aberta para a gestão, a criação de espaços próprios para a socialização das informações com as pró-reitorias e a elaboração de um mapeamento de processos na Reitoria.

Abstract: Addressing internal communication at universities is fundamental for the development and improvement of university management. Thus, this paper aims to analyze how internal communication is handled in the rectory of the Universidade Federal de Santa Catarina (UFSC) and to propose guidelines for its improvement. To this end, the following specific objectives were established: a) to characterize the structure and functioning of the rectory and pro-rectories of the UFSC; b) identify the barriers that hinder communication between the rectory office and the pro-rectories; c) select the factors that may be modified in the internal communication of the UFSC rectory. Among the theoretical grounds, the public administration, its characteristics and their respective models was discussed, also, it was addressed the subject of the University management and its challenges in the current context. The theoretical foundation discusses internal communication and its importance in organizations, as well as communication in universities and its main challenges. For this work the qualitative approach was used in the context of an applied research. Concerning its purposes, the research was classified as descriptive and concerning its means, it was classified as a case study. The following subjects were considered as research subjects: the chief of staff and the undergraduate dean, the postgraduate dean, the dean of student affairs, the dean of administration, the extension dean, the dean of research and the dean of development and people management. Data collection techniques were used in addition to bibliographic research, documentary research and semi-structured interviews and content analysis techniques were used. The survey results showed how the UFSC rectory office and the pro-rectories are structured. It was also found that internal communication between the rectory office and the rectories occurs through oral communication and WhatsApp application and e-mail. The study also showed that information management can greatly contribute to communication between the rectory office and the pro-rectories. Regarding communication barriers, the research revealed that there are administrative and bureaucratic barriers, highlighting the complexity of administrative procedures and the lack of systematization of internal norms. Thus, it was proposed to create a monthly newsletter, an open agenda for management, the creation of appropriate spaces for sharing information with the rectories and the elaboration of a process mapping in the rectory.