Proposta de melhorias para processos administrativos de secretaria de pós-graduação de instituição pública com base na abordagem Lean

Abstract

A eficiência no serviço público é almejada por administrações em todo o mundo. Lean é uma filosofia que foi desenvolvida no ambiente de manufatura e proporciona melhorias nos processos com o objetivo de fazer mais com menos, de forma mais eficiente, com menos desperdícios e entregando maior valor aos clientes. A revisão de literatura constatou-se que Lean pode ser empregado com sucesso em outras áreas, incluindo o serviço público. Esta pesquisa tem por objetivo propor melhorias nos processos administrativos de Secretarias de pós-graduação da Universidade Federal de Santa Catarina com base na abordagem Lean por meio do desenvolvimento do Mapeamento do Fluxo de Valor. O local de estudo e aplicação da pesquisa foi a Secretaria do Programa de Pós-Graduação em Engenharia de Produção. Foram desenvolvidos Mapas do Estado Atual e Mapas do Estado Futuro referentes a quatro grupos de processos, que agrupam vinte e um processos da Secretaria. Os grupos estudados correspondem a quase 50% do volume de processos realizados nos anos de 2017 e 2018. O desenvolvimento dos mapas proporcionou a identificação de diversos desperdícios. Com isso, foi possível propor e implementar melhorias para mitigar esses desperdícios e, consequentemente, diminuir o tempo de processo e o lead time dos processos em estudo. As melhorias propostas podem impactar na totalidade dos programas de pós-graduação existentes na UFSC. Os resultados da pesquisa corroboram com outros estudos que afirmam que Lean pode ser aplicado no contexto do serviço público com a diminuição de retrabalhos e desperdícios.

Abstract: Public service efficiency is desired by government administrations around the world. Lean is a philosophy that was developed in the manufacturing and provides process improvements in order to do more with less, more efficiently, with less waste and delivering value to customers. A literature review shows that Lean can be successfully employed in other areas, including public administration. This research aims to propose improvements in the administrative processes of graduate programs at the Universidade Federal of Santa Catarina, using a Lean-management method called Value-Stream Mapping. The place of study and application of the research was the Graduate Studies Office of the Industrial Engineering Program. Current State and Future State Maps were developed for four groups of processes, with twenty-one processes of the Graduate Studies Office. The groups studied correspond to almost 50% of the volume of processes performed in 2017 and 2018. Map development provided the identification of various wastes. Thus, it was possible to propose and implement improvements to mitigate the waste and, consequently, reduce process time and lead time. The proposed improvements can impact the eighty-seven graduate programs existing at UFSC. The research results corroborate other studies that state that Lean can be applied in the context of public service with the reduction of rework and waste.