Automatização da análise do orçado versus realizado: um estudo de caso

Abstract

Nesta pesquisa abordou-se a importância do processo orçamentário, a necessidade da realização e do controle do orçamento para a definição de ações e metas. O objetivo da pesquisa é otimizar o processo orçamentário relativo ao orçado versus realizado, focando no aumento da sua eficiência e eficácia, para auxiliar a gestão na tomada de decisão, por meio da automatização do acompanhamento on time e uso do Qlik Sense. Para que o objetivo fosse alcançado, esta pesquisa teve uma etapa exploratória. Utilizou-se a abordagem qualitativa, com estudo de caso e coleta de dados de empresa multinacional de grande porte do ramo de tecnologia da informação. Esta pesquisa contribuiu para a empresa estudada com insights de melhoria do processo. Sugeriu-se um novo fluxo, mais dinâmico com a finalidade de auxiliar a tomada de decisão. O estudo contribuiu para a sociedade, trazendo insights a respeito de melhoria contínua de processos orçamentários. Para o PPGCG (Programa de Pós-Graduação em Controle de Gestão), somaram-se contribuições bibliográficas relacionadas ao processo orçamentário com um estudo de caso. Os dados da pesquisa reverberam afirmativas relacionadas ao orçamento e a automatização de processos. Outras pesquisas que utilizaram o Qlik Sense em outro contexto, constataram que a geração automática diária de dados de qualidade, torna possível a análise dos dados baseado em registros automáticos e não em registros manuais e esforços humanos insustentáveis. A mudança de registros manuais para automáticos favorece pesquisas confiáveis. A redução do tempo no gerenciamento de dados e aumento da qualidade dos dados devido ao uso Qlik Sense superaram as expectativas. Realizou-se entrevistas a respeito do fluxo do processo orçamentário com o departamento de planejamento financeiro. Foi apresentada uma simulação do uso do Qlik Sense no fluxo do processo de análise do orçado versus o realizado e validada pelos usuários da informação. Com os dados centralizados e apresentados de forma prática por meio de gráficos e com atualização a cada clique, facilita a análise de qualquer usuário, de forma parcial dentro do período e de forma completa.

Abstract: In this research, approached the importance of the budget process, the necessity of the realization of the budget control to define the actions and goals. The objective of the research is to optimize the budget process related to budgeted versus actual, focusing on increasing its efficiency and effectiveness, to assist management in decision making, through the automation of on-time monitoring and the use of Qlik Sense. For the objective being reached this research had an explanatory step. It was used the qualitative approach, with case study and data collection of large multinational entity in the information technology sector. This research contributed to the company that was studied with insights of improvement of the process. It was suggested a new flow, more dynamic, with the goal to to assistant the decision making. This study contributed to the society, bringing insights in relation to continuous improvement of budget process. For PPGCG (Programa de Pós-Graduação em Controle de Gestão), bibliographical contributions were added related to the budget process with a case study. The research data reverberate statements related to the budget and the process automatization. Other researchs that used Qlik Sense in other context, found that the daily automatic generation of data with quality, become possible the analysis of the data based in automatic records and not in manual records and unsustainable human efforts. The change from manual records to automatic records favors reliable searches. The reduction of the data management and the increase of the quality due to the use of the Qlik Sense overcome the expect. It was realized interviews related to budget process? flow with the department of financial planning. It was presented a simulation of the use of the Qlik Sense in the analysis of the budget versus actual process? flow and validated by the users of the information. With the data centralized and presented in a practical way through of graphics and with update every click, facilitates the analysis of any user, partially within the period and completely.