Padronização das atividades operacionais dos programas de pós-graduações: o caso da Universidade Federal de Santa Catarina

Abstract

O objetivo geral desta pesquisa elaborar a padronização dos fluxos e procedimentos operacionais de gestão acadêmica dos programas stricto sensu da Universidade Federal de Santa Catarina (UFSC) Como referencial teórico abordou-se fluxos e processos, procedimento operacional padrão (POP), mapeamento de processos, fluxograma e Business Process Modeling Notation (BPMN). Esta é uma pesquisa qualitativa, aplicada, descritiva e documental. Os procedimentos metodológicos utilizados foram o diagnóstico, por meio de um questionário que teve como público-alvo os servidores Técnicos-Administrativos em Educação (STAES) das secretarias stricto sensu da UFSC com 48 respostas, o mapeamento dos fluxos e procedimentos que ocorreu por meio da utilização do software Bizagi Modeler, a pesquisa documental dentre as normas e materiais já utilizados na UFSC e, o manual de fluxos e procedimentos para a busca da padronização das atividades. Com a análise e descrição dos resultados foi possível verificar a caracterização das secretarias stricto sensu da UFSC, as quais são compostas por STAES com poucos anos de experiência no setor (em média 5,6 anos) e geralmente atuam individualmente para atender demandas administrativas, acadêmicas e financeiras, sem substitutos, o que causa transtornos em períodos de férias ou licenças. Para as Secretarias Integradas de Pós-Graduação (SIPG), encontradas em algumas Unidades de Ensino, os STAES também alegaram que não possuíam substitutos, apesar de trabalharem com outros STAES. Foram identificadas 32 atribuições para secretarias de PPGs, por meio dos participantes do estudo e os resultados poderão evitar prováveis desvios de função neste setor. Os 48 STAES ressaltaram as principais demandas dos alunos, como por exemplo, matrícula para alunos regulares e especiais, entre outros. Com relação ao apoio recebido pelos STAES no início das atividades no stricto sensu, 89,60% relataram que receberam apoio, porém o aprendizado foi considerado insuficiente, assim, os resultados revelam a importância da padronização dos fluxos e procedimentos e a necessidade da elaboração de um manual com todos os processos descritos no formato de passo a passo. O mapeamento dos fluxos de processos referentes a gestão acadêmica, permitiu identificar 13 processos e, após, elaborou-se o manual de fluxos e procedimentos da gestão acadêmica do stricto sensu da UFSC, no formato de passo a passo e, em ordem cronológica de acontecimentos, de acordo com as normas existentes na UFSC e os processos mapeados. Após, ocorreu a avaliação do manual com o Coordenador da Coordenadoria de Acompanhamento de Programas da UFSC (CAP/PROPG), Sr. Medeiros e, permitiu identificar o nível de adequação das atividades, cujos ajustes realizados auxiliaram no aperfeiçoamento imediato e amplitude de PPGs atendidos. Conclui-se que a continuidade dos estudos é recomendada para que as novas versões do manual possam contemplar também as principais demandas administrativas e financeiras do stricto sensu da UFSC de acordo com as diversidades dos PPGs.

Abstract: The general objective of this research is to elaborate the standardization of the flows and operational procedures of academic management of the stricto sensu programs of the Federal University of Santa Catarina (UFSC). flowchart and Business Process Modeling Notation (BPMN). This is a qualitative, applied, descriptive and documentary research. The methodological procedures used were the diagnosis, through a questionnaire that had as target audience the Technical-Administrative Education servers (STAES) of the stricto sensu secretariats of UFSC with 48 responses, the mapping of flows and procedures that occurred through the use of the Bizagi Modeler software, document research among the norms and materials already used at UFSC, and the manual of flows and procedures for the pursuit of standardization of activities. With the analysis and description of the results, it was possible to verify the characterization of the stricto sensu secretariats at UFSC, which are composed of STAES with few years of experience in the sector (on average 5.6 years) and generally work individually to meet administrative and academic demands and financial, without substitutes, which causes inconvenience during vacation or leave periods. For the Integrated Postgraduate Departments (SIPG), found in some Teaching Units, the STAES also claimed that they did not have substitutes, despite working with other STAES. Thirty-two attributions were identified for PPG secretariats, through the study participants, and the results will be able to avoid probable function deviations in this sector. The 48 STAES highlighted the main demands of students, such as enrollment for regular and special students, among others. Regarding the support received by STAES at the beginning of activities in stricto sensu, 89.60% reported that they received support, but learning was considered insufficient, thus, the results reveal the importance of standardizing flows and procedures and the need to prepare a manual with all the processes described in a step-by-step format. The mapping of process flows related to academic management allowed the identification of 13 processes and, after that, the manual of flows and procedures of academic management of the stricto sensu of UFSC was elaborated, in step-by-step format and in chronological order of events , in accordance with ufsc's existing norms and mapped processes. Afterwards, the manual was evaluated by the Coordinator of the Program Monitoring Coordination at UFSC (CAP/PROPG), Mr. Medeiros, and allowed to identify the level of adequacy of the activities, whose adjustments made helped in the immediate improvement and breadth of attended PPGs . It is concluded that the continuity of the studies is recommended so that the new versions of the manual can also contemplate the main administrative and financial demands of the stricto sensu of UFSC, according to the diversities of the PPGs.