Estudo de caso: aplicação de técnicas e práticas de abordagem ágil de gestão de projetos

Abstract

São bastante conhecidos os benefícios proporcionados pelas metodologias de gestão de projetos para os mais variados ramos de atuação, no entanto, há carência de estudos no que tange à utilização dessas metodologias em ambientes de setores de Registro Acadêmico de Instituições de Ensino. Dessa forma, este estudo tem por objetivo identificar os impactos da aplicação de um modelo ágil de gestão de projetos para o contexto dos processos de um setor de Registro Acadêmico do Instituto Federal de Santa Catarina (IFSC). Nessa instituição, as atribuições do setor pesquisado envolvem variados processos referentes aos registros relacionados à vida acadêmica dos estudantes. Nesta pesquisa, destacam-se os processos de conclusão do itinerário formativo de alunos concluintes no ano de 2020 e ingresso de novos alunos no ano de 2021 nos cursos Técnicos Integrados ao Ensino Médio de um câmpus do IFSC. Por meio de observação, constatou-se, de forma geral, a necessidade de melhorar a realização dos processos e a organização do setor. Constatou-se também que o setor pesquisado não fazia uso de ferramentas ágeis, nem de um modelo de gestão para projetos, o que motivou o desenvolvimento desta pesquisa, na qual foi realizada uma análise comparativa do cenário anterior e do cenário posterior à aplicação das metodologias. Para tanto, procedeu-se um estudo de caso realizado no âmbito de um setor de Registro Acadêmico do Instituto Federal de Santa Catarina, no qual foi proposto um modelo de gestão constituído pela ferramenta Project Model Canvas (PM Canvas), destinada ao planejamento do projeto, e pelo Kanban destinado ao monitoramento e controle. Esta pesquisa norteou-se pelos cinco grupos de processos descritos no Guia PMBOK. Os instrumentos de coleta de dados foram observação participante, grupo focal e questionário. Verificou-se dois principais aspectos existentes antes da aplicação do modelo ágil: dificuldade de criação de uma visão sistêmica pelos membros da equipe e dificuldades em proceder a organização do setor. Após a aplicação da pesquisa, constatou-se que o modelo proposto foi apropriado para ser utilizado no setor e estimulou real evolução aos processos desenvolvidos em virtude das ferramentas ágeis utilizadas. Identificou-se, entre outras, duas principais contribuições: melhora no entendimento dos processos resultando na criação de uma visão sistêmica pela equipe, e organização geral do setor.

Abstract: The benefits provided by project management methodologies for the most varied fields of activity are well known. However, there is a lack of studies regarding using these methodologies in environments of sectors of Academic Registration of Teaching Institutions. In this way, this study aims to identify the impacts of applying an agile project management model to the context of the processes of an Academic Registration sector of the Federal Institute of Santa Catarina (IFSC). In this institution, the attributions of the researched sector involve various related processes to records associated with the academic life of students. This research shows the complete process of the conclusion itinerary of graduating students in the 2020 academic year and the entry of new students in the 2021 academic year in Technical courses Integrated to High School on an IFSC campus. Through observation, it was found, in general, the need to improve the performance of processes and the sector organization. It was also found that the research sector did not use agile tools or a management model for projects, which motivated the development of this research, based on a comparative analysis of the previous scenario and the scenario after the application of the methodologies. For this purpose, was executed a case study within the scope of an Academic Registry sector of the Federal Institute of Santa Catarina where a management model constituted by the Project Model Canvas (PM Canvas) tool was proposed, intended for the planning of the project, and the Kanban for monitoring and control. This research was guided by the five groups of processes described in the PMBOK Guide. The data collection instruments were participant observation, focus group, and questionnaire. Two main aspects existed before the application of the agile model: difficulty in creating a systemic view by the team members and obstacles in proceeding with the organization of the sector. After applying the research, it was found that the proposed model was suitable for use in the sector and stimulated actual evolution to the processes developed due to the agile tools used. Two main contributions were identified among others: an improvement in the understanding of the processes resulting in the creation of a systemic view by the team and general organization of the sector.