Secretariado Executivo e Gestão de Processos: uma experiência junto ao Programa de Pós-Graduação em Inglês da Universidade Federal de Santa Catarina

Abstract

A gestão de processos tem como finalidade a melhoria contínua no desempenho dos processos a fim de proporcionar o aperfeiçoamento da organização. Contudo as organizações precisam de padronização dos processos que variam de acordo com as suas necessidades. Considerando a utilização de processos dentro das empresas, esse trabalho visa desenvolver a aplicação da gestão de processos no Programa de Pós-Graduação em Inglês da Universidade Federal de Santa Catarina, a fim de padronizar e trazer melhorias nas tarefas. Para isso, inicialmente, aplicou-se o método SIPOC e posteriormente criou-se o Procedimento Operacional Padrão (POP) para cada processo identificado, sendo eles: solicitação de defesa, expedição de diploma, matrícula em disciplina isolada e cadastro de professor externo. Foram criados 4 SIPOCs e seus respectivos POPs. Para a solicitação de defesa verificou-se que a principal atividade desse processo gira em torno da produção dos documentos oficiais de ata e portaria. Para a expedição de diploma faz-se importante a utilização do sistema interno da universidade (SPA). Para a matrícula em disciplina isolada é necessário planejamento e atenção ao calendário acadêmico. O cadastro de professor externo deve ser realizado com atenção e cuidado para que as informações no sistema coincidam com o formulário preenchido pelo próprio professor. Em suma, a aplicação de técnicas de gestão de processos contribuiu para o alcance de melhorias aplicadas às tarefas executadas que seguido da padronização diminuíram a probabilidade dos erros na prática das tarefas.