Proposta de requisitos mínimos para um sistema de gestão de contratos para a Universidade Federal de Santa Catarina

Abstract

A gestão dos contratos na administração pública demanda grande responsabilidade, especialmente porque a ineficiência desta área pode acarretar sérios prejuízos ao erário. Sendo assim, na busca de aprimoramento do desempenho das atividades relacionados à gestão contratual, a realização de investimentos em Tecnologia da Informação (TI) pode contribuir de modo significativo. Este relatório técnico tem como objetivo propor os requisitos mínimos para um software de gestão de contratos na Universidade Federal de Santa Catarina. Para isso, analisou-se como são usados os softwares na gestão dos contratos das universidades federais brasileiras e um estudo foi desenvolvido junto à equipe do setor de contratos de serviços terceirizados da UFSC, pelo qual buscou se compreender as carências e os anseios do setor com relação ao uso de ferramentas baseadas em TI para maior controle dos contratos geridos. Visando ampliar a percepção sobre o tema, também foram estudados artigos publicados e dissertações, objetivando analisar os principais problemas encontrados na gestão de contratos públicos, e as percepções dos usuários diante da implantação de um sistema de gestão de contratos. Os dados foram obtidos por meio de pesquisa qualitativa, descritiva e exploratória. Os resultados demonstraram que grande parte das universidades analisadas dispõem de sistemas de gestão de contratos limitados, tornando-se necessário o uso simultâneo de outras ferramentas para a gestão mais eficiente e eficaz de suas atividades. O setor de contratos da UFSC é apresentado como exemplo, já que não dispõe de um software específico para a gestão dos contratos, utilizando, como principal ferramenta para o controle e gestão de seus contratos, planilhas do software Excel. Com base nessas informações foram identificados importantes requisitos para um sistema informatizado de gestão dos contratos terceirizados da UFSC e assim apresentadas as funcionalidades de um software de gestão, o qual foi validado pela equipe que atua no setor.

Abstract: The management of contracts in the public administration demands great responsibility, especially because the inefficiency of this area can cause serious damages to the treasury. Therefore, in the pursuit of improving the performance of activities related to contractual management, investments in Information Technology (IT) can contribute significantly. This technical report aims to propose the minimum requirements for contract management software at the Universidade Federal de Santa Catarina - UFSC. For that, it was analyzed how the softwares are used in the management of the contracts of the Brazilian federal universities and a study was developed with the team of the sector of contracts of outsourced services of the UFSC, for which it sought to understand the needs and the desires of the sector with regarding the use of IT-based tools for greater control of managed contracts. In order to broaden the perception on the subject, published articles and dissertations were also studied, aiming to analyze the main problems encountered in the management of public contracts, and the perceptions of users on implementation of a contract management system. Data were obtained through qualitative, descriptive and exploratory research. The results showed that most of the analyzed universities have limited contract management systems, making it necessary to use other tools at the same time for a efficient and effective management of their activities. The UFSC contracts sector is presented as an example, since it does not have specific software for contract management, using Excel spreadsheets as the main tool for controlling and managing its contracts. Based on this information, important requirements for a computerized management system for outsourced contracts at UFSC were identified and the functionalities of a management software were thus presented, which was validated by the team that works in the sector.