Diretrizes de apoio à decisão colegiada na Universidade Federal de Santa Catarina, baseadas em gerenciamento de processos de negócio

Abstract

Considerando os desafios do processo de tomada de decisão, especialmente no complexo ambiente universitário, esta pesquisa tem como tema a aplicação de conhecimentos de gerenciamento de processos de negócio ? BPM ? no processo de tomada de decisão colegiada em universidades. A partir da pergunta de pesquisa ?quais diretrizes, baseadas em gerenciamento de processos de negócio, podem apoiar a tomada de decisão colegiada na Universidade Federal de Santa Catarina?? foi estabelecido o seguinte objetivo geral: ?propor diretrizes para apoiar o processo de decisão colegiada na Universidade Federal de Santa Catarina, baseadas em gerenciamento de processos de negócio?. Para alcançar estes objetivos foram traçados os seguintes objetivos específicos: a) identificar as decisões do Conselho Universitário da Universidade Federal de Santa Catarina que, por resolução normativa, criaram ou alteraram processos de negócios nos anos de 2019 e 2020; b) verificar a percepção de servidores envolvidos nos processos, sobre como as decisões colegiadas afetaram os processos de negócios que foram objeto de mudanças; c) mapear o processo de criação de resoluções normativas do Conselho Universitário; d) investigar possibilidades de melhoria no processo de criação de resoluções normativas. Tratou-se de uma pesquisa descritiva, realizada por meio de estudo de caso, pesquisa documental, pesquisa bibliográfica, questionários e entrevistas. Foi estudado o processo de tomada de decisão colegiada da Universidade Federal de Santa Catarina, especificamente a criação de resoluções normativas no Conselho Universitário, órgão colegiado superior da instituição. As noventa e seis respostas aos questionários elaborados e encaminhados aos servidores envolvidos em atividades afetadas pelas quatro resoluções normativas selecionadas, demonstraram a percepção de dificuldades na aplicação das normativas causadas principalmente por problemas relacionados à envolvimento nas discussões, comunicação, capacitação e sobrecarga de trabalho. O mapeamento do processo de criação de resoluções normativas, realizado com informações obtidas em três entrevistas, demonstrou falta de padronização e foram sugeridas dez novas atividades como melhoria para o fluxograma. Por fim, foram propostas treze diretrizes, baseadas na bibliografia sobre gerenciamento de processos de negócio, visando a aprovação, por decisores mais capacitados, de minutas de resoluções normativas preparadas com o envolvimento dos interessados e assim com menor impacto negativo em atividades existentes. As diretrizes podem trazer ganhos relacionados à eficiência e à eficácia das decisões colegiadas e com isto conclui-se que a pesquisa atendeu todos os seus objetivos.

Abstract: Considering the challenges of the decision-making process, especially in the complex university environment, the subject of this study is the application of knowdesvinculledge of business process management ? BPM ? in the collegiate decision-making process in universities. From the research question ?which guidelines, based on business process management, can support collegiate decision-making at the Universidade Federal de Santa Catarina?? the following general objective was established: ?to propose guidelines to support the collegiate decision-making process at the Universidade Federal de Santa Catarina, based on business process management?. To achieve these objectives, the following specific objectives were outlined: a) to identify the decisions of the Conselho Universitário of the Universidade Federal de Santa Catarina that, by normative resolution, created or changed business processes in the years 2019 and 2020; b) verify the perception of employees involved in the processes, on how the collegiate decisions affected the business processes that were changed; c) map the process of creating normative resolutions of the Conselho Universitário; d) investigate possibilities for improvement in the process of creating normative resolutions. It was descriptive research, carried out through a case study, documental research, bibliographic research, survey questionnaires and interviews. The collegiate decision-making process of the Universidade Federal de Santa Catarina was studied, specifically the creation of normative resolutions in the Conselho Universitário, the higher collegiate body of the institution. The ninety-six responses to the questionnaires prepared and sent to the employees involved in activities affected by the four selected normative resolutions, demonstrated the perception of difficulties in the application of the normative caused mainly by problems related to involvement in discussions, communication, training, and work overload. The mapping of the process of creating normative resolutions, carried out with information obtained in three interviews, showed a lack of pattern and ten new activities were suggested as an improvement to the flowchart. Finally, thirteen guidelines were proposed, based on the bibliography on business process management, aiming at the approval, by more capable decision-makers, of normative resolutions prepared with the stakeholder engagement and therefore with less negative impact on existing activities. The guidelines can bring efficiency and effectiveness gains in collegiate decisions and was concluded that the research met all its objectives.