Gestão dos documentos e os aspectos da privacidade e proteção de dados pessoais de crianças e adolescentes: um estudo de caso no INSS

Abstract

O processo de Transformação Digital (TD) em curso no Instituto Nacional do Seguro Social (INSS), acompanhando o que ocorre em todo o Governo Federal, justifica suas mudanças na forma de atender a sociedade, como fator decisivo para melhorar a prestação de serviços aos seus segurados. E, considerando o volume de dados sob guarda desta importante autarquia, torna-se necessária para o órgão a preocupação com as responsabilizações trazidas pela Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD), em vigência desde setembro de 2020. Trata-se de um estudo que busca identificar de que forma estão sendo coletados, produzidos, armazenados e tratados os documentos dos cidadãos sempre que buscam, nessa instituição, atendimento e acesso aos benefícios, o que corresponde à sua atividade fim. Essas questões suscitaram o interesse em investigar se a gestão de documentos no INSS atende aos dispositivos da LGPD especificamente no trato dos dados de crianças e adolescentes inseridos no cadastro desta instituição, no intuito de colaborar com as práticas desenvolvidas pela instituição a partir dos preceitos arquivísticos e dos dispositivos estabelecidos na referida lei. Tem como objetivo geral analisar o processo de gestão documental do INSS em conformidade com a LGPD, especificamente o trato dos dados de crianças e adolescentes. Pesquisa de natureza básica, com abordagem qualitativa, de caráter exploratório e descritivo. Com procedimentos bibliográficos, documentais e sistemática. Um estudo de caso realizado por meio de coletas a partir de questionários aplicados. Os dados foram tratados e analisados a partir de categorias, de acordo com a técnica apresentada por Bardin (2016). Como resultado, evidencia-se a gestão de documentos como marco teórico significativo neste estudo, não há como se falar em conformidade com a LGPD sem se falar em gestão de documentos. Constatou-se a morosidade dos processos relacionados a gestão de documentos no INSS e o fato da instituição estar passando ao largo do tema ?gestão de documentos?. Problemas que já perduravam no âmbito dos documentos analógicos, agora se amplificaram com relação aos documentos digitais, dentre outros fatores, sobressai a falta de um repositório arquivístico digital confiável, assim como fragilidades relacionadas à infraestrutura física da instituição. Obstáculos que refletem diretamente no processo de implantação e adequação do INSS aos dispositivos da LGPD, apesar de a instituição alegar estar em grande parte alinhada à normativa, não apresentou resultados de forma a comprovar esta afirmação. Ademais, espera-se com este trabalho colaborar com o desenvolvimento de novas pesquisas em Arquivologia com abordagens que tratem da correspondência direta do tratamento dos dados pessoais disposto na LGPD com o processo de gestão documental, versando sobre as funções arquivísticas e o ciclo de vida dos documentos, assim como, da atuação do profissional arquivista neste contexto.

Abstract: The Digital Transformation (TD) process underway at the National Institute of Social Security (INSS), accompanying what is happening throughout the Federal Government, justifies its changes in the way of serving society, as a decisive factor to improve the provision of services to your policyholders. And, considering the volume of data under the custody of this important autarchy, it is necessary for the agency to be concerned with the liabilities brought by the General Law for the Protection of Personal Data (LGPD), in force since September 2020. It is a study that seeks to identify how citizens' documents are being collected, produced, stored and treated whenever they seek, in this institution, service and access to benefits, which corresponds to their core activity. These questions aroused interest in investigating whether document management at the INSS meets the provisions of the LGPD specifically in dealing with the data of children and adolescents entered in the register of this institution, to collaborate with the practices developed by the institution from the archival precepts and provisions established in the aforementioned law. Its general objective is to analyze the process of document management of the INSS in accordance with the LGPD, specifically the treatment of data on children and adolescents. Research of a basic nature, with a qualitative approach, exploratory and descriptive. With bibliographic, documentary and systematic procedures. A case study carried out through collections from applied questionnaires. Data were treated and analyzed from categories, according to the technique presented by Bardin (2016). As a result, document management is evident as a significant theoretical framework in this study, there is no way to talk about compliance with the LGPD without talking about document management. The slowness of the processes related to document management in the INSS was verified, and the fact that the institution is passing off the theme \"document management\". Problems that already persisted in the scope of analog documents, have now been amplified in relation to digital documents, among other factors, the lack of a reliable digital archival repository stands out, as well as weaknesses related to the physical infrastructure of the institution. Obstacles that directly reflect on the process of implementing and adapting the INSS to the LGPD provisions, despite the institution claiming to be largely aligned with the regulations, it did not present results to prove this statement. Furthermore, this work is expected to collaborate with the development of new research in Archival Science with approaches that deal with the direct correspondence of the treatment of personal data provided for in the LGPD with the document management process, dealing with archival functions and the life cycle of documents, as well as the performance of the archivist professional in this context.