Manual de gestão empresarial para micro e pequenas empresas (MPEs) comerciais: caderno de ferramentas básicas e a construção de dashboards com o Software Power BI

Abstract

A falta da adoção de práticas de gestão empresarial pelos micro e pequenos empresários resultam no elevado índice de fechamento das Micro e Pequenas Empresas (MPEs) com até dois anos de funcionamento, das quais destacam-se as empresas com atividades preponderantemente comerciais. Os estudos que analisam os fatores condicionantes para o fracasso dessas organizações revelam o despreparo dos empreendedores para gerir seu negócio devido ao baixo nível técnico, falta de planejamento e desconhecimento de ferramentas gerenciais capazes de auxiliarem suas atividades. O objetivo geral desta pesquisa foi elaborar um manual de gestão empresarial para MPEs comerciais contendo um caderno de ferramentas básicas e a construção de dashboard com o Software Power BI. Para atingir o propósito, realizou-se uma pesquisa qualitativa, aplicada, exploratória, descritiva, bibliográfica e documental. Os procedimentos metodológicos para construção do manual foram: (i) diagnostico estratégico das ferramentas de gestão empresarial, (ii) seleção dos indicadores de desempenho, (iii) arquitetura Self-service Business Intelligence (SSBI) e (iv) storytelling. No diagnóstico estratégico identificou-se as ferramentas Missão, Visão e Valores, The Golden Circle, Análise SWOT, Model Business Canvas, como desenvolver metas e plano de ação e selecionar indicadores de desempenho em MPEs. A escolha dos indicadores de desempenho ocorreu em quatro áreas de gestão: vendas e marketing, controle de estoque, finanças e recursos humanos. Utilizando-se do método SSBI desenvolveu-se um passo a passo de como construir um dashboard com o Software Power BI. O storytelling foi aplicado como técnica de aprendizagem criando-se uma história fictícia, cujos personagens pertencem a uma MPE do ramo da distribuição de gás e água mineral. Como resultado desta pesquisa tem-se uma proposta de manual direcionado as MPEs comerciais, organizado em 5 etapas: (i) crie seu diagnostico estratégico, (ii) desenvolva metas organizacionais, (iii) defina indicadores de desempenho, (iv) monte seus dashboards e (v) análise seus resultados. Cada etapa é identificada por cores, com propósito de facilitar a compreensão do usuário da informação, e composta por divisões que explicam o que é, porque utilizar e o como utilizar as ferramentas propostas. O produto apresenta recomendações de como analisar os resultados dos indicadores de desempenho constantes no dashboard comercial. O uso da ferramenta, na forma de passo a passo, propõe um caminho a ser trilhado pelos micro e pequenos empresários, por meio de uma linguagem simples e clara, contribuindo com melhores práticas de gestão empresarial nessas organizações.

Abstract: The lack of adoption of business management practices by micro and small entrepreneurs results in a high rate of closing of Micro and Small Enterprises (MSEs) with up to two years of operation, of which companies with predominantly commercial activities stand out. Studies that analyze the conditioning factors for the failure of these organizations reveal the unpreparedness of entrepreneurs to manage their business due to the low technical level, lack of planning and lack of knowledge of management tools capable of helping their activities. The general objective of this research was to develop a business management manual for commercial MSEs containing a notebook of basic tools and the construction of a dashboard with the Power BI Software. To achieve the purpose, a qualitative, applied, exploratory, descriptive, bibliographic and documentary research was carried out. The methodological procedures for the construction of the manual were: (i) strategic diagnosis of business management tools, (ii) selection of performance indicators, (iii) Self-service Business Intelligence (SSBI) architecture and (iv) storytelling. In the strategic diagnosis, the Mission, Vision and Values, The Golden Circle, SWOT analysis, Model Business Canvas tools were identified, how to develop goals and action plan and select performance indicators in MSEs. The choice of performance indicators took place in four management areas: sales and marketing, inventory control, finance and human resources. Using the SSBI method, a step-by-step guide was developed on how to build a dashboard with Power BI Software. Storytelling was applied as a learning technique, creating a fictional story, whose characters belong to an MSE in the field of gas and mineral water distribution. As a result of this research, there is a proposal for a manual aimed at commercial MSEs, organized in 5 steps: (i) create your strategic diagnosis, (ii) develop organizational goals, (iii) define performance indicators, (iv) assemble your dashboards and (v) analysis of its results. Each step is identified by colors, in order to facilitate the user's understanding of the information, and consists of divisions that explain what it is, why to use it and how to use the proposed tools. The product presents recommendations on how to analyze the results of the performance indicators contained in the commercial dashboard. The use of the tool, step-by-step, proposes a path to be followed by micro and small entrepreneurs, through simple and clear language, contributing to best business management practices in these organizations.