Acceptance and net benefits of continuous audit in the public administration

Abstract

Esta tese tem por objetivo geral analisar como ocorre a aceitação da Auditoria Contínua e como a Auditoria Contínua reflete-se em benefícios líquidos para a auditoria interna em um Governo Estadual, na visão da Gerência de Auditoria de Pessoal (GAPES). A tese possui como base teórica a Teoria Unificada de Aceitação e Uso de Tecnologias (UTAUT) e o Modelo de Sucesso dos Sistemas de Informação. Os antecedentes da teoria são compreendidos como a expectativa de desempenho, expectativa de esforço, condições facilitadoras, influências sociais e qualidade do sistema. Já os benefícios líquidos de acordo com a literatura foram a qualidade da informação, agilidade, precisão, planejamento de auditorias, eficiência e custo x benefício. Já os fatores negativos associados estão os custos e a possível perda de independência. O estudo foi operacionalizado por meio de um estudo de caso, com dados coletados via entrevistas com aplicação de roteiro semiestruturado, documentos e observações de campo. Os dados foram tabulados e analisados por meio da técnica de Análise de Conteúdo. Foram evidenciados que a aceitação da AC é direcionada por esforços individuais (habilidades), esforços coletivos, recursos humanos, estrutura física, qualidade dos dados, estrutura organizacional e qualidade dos sistemas. O apoio da alta gestão mostrou-se importante e foi ressaltado por todos os auditores internos para que que a AC seja adequadamente aceita dentro da GAPES. O apoio da alta gestão mostra-se particularmente mais significativo para o sucesso da AC quando esses gestores possuem conhecimentos, ainda que básicos, sobre análise de dados e compreendem a importância dos dados para a adequada operacionalização do modelo. Além disso, foram evidenciados efeitos positivos da AC (benefícios), como benefícios financeiros, ganhos de eficiência, controle mais abrangente, precisão de atuação. Efeitos negativos foram identificados como um elevado número de falsos positivos, sobreposição de funções entre auditoria interna e gestão, e dificuldades de tornar os apontamentos da AC em melhorias de controle interno. A presente tese conclui que a aceitação da AC e seus eventuais benefícios líquidos para a organização ocorre de maneira multidimensional, e que ao invés de uma relação direta em que a aceitação leva a mais benefícios, os benefícios líquidos da AC também são responsáveis por aumentar o uso da AC e sua satisfação.

Abstract: The aim of this dissertation is to understand how the acceptance of Continuous Auditing (CA) occurs and how CA is reflected in net benefits for internal audit in a State Government, in the view of the Personnel Audit Management (GAPES). We used the Unified Theory of Acceptance and Use of Technologies (UTAUT) and the Information Systems Success Model as the theoretical background. Antecedents of UTAUT are performance expectation, effort expectation, facilitating conditions, social influence, and system quality. According to the literature, CA benefits were information quality, agility, accuracy, audit planning, efficiency, and cost-effectiveness. According to the literature, the associated negative factors with CA are the costs and the possible loss of independence. The study was operationalized through a case study, with data collected through interviews, documents, and field observations. Data were tabulated and analyzed using the Content Analysis technique. We found that CA acceptance is driven by individual efforts (skills), collective efforts, human resources, physical structure, data quality, organizational structure and systems quality. Top management support proved to be important and was highlighted by all internal auditors as an important factor affecting CA acceptance. Top management support is particularly more significant for the success of the CA when these managers have knowledge, albeit basic, about data analysis and understand the importance of data for the proper operationalization of the model. We found that financial benefits, efficiency gains, more comprehensive control and precision are some of the benefits from CA acceptance. Negative effects were identified as a high number of false positives, overlapping roles between internal audit and management, and difficulties in turning CA?s recommendations into internal control improvements. We conclude that the CA acceptance and its eventual net benefits to the organization occurs in a multidimensional way, that instead of a direct relationship in which acceptance leads to more benefits, the net benefits of CA are also responsible for increasing use of CA.