O secretário executivo como gestor de arquivos: relato da organização documental feita em arquivos de um projeto de extensão da Universidade Federal de Santa Catarina.

Abstract

As funções arquivísticas estão relacionadas às competências do profissional de secretariado desde os primórdios da profissão, que teve sua origem com as atividades dos escribas. Segundo autores atuais, o secretário executivo atualmente é considerado um profissional multifuncional e, por conta disso, este deve assumir a responsabilidade de aprimorar suas competências técnicas, entre elas domínio sobre a arquivologia e a gestão documental. No curso de Secretariado Executivo da Universidade Federal de Santa Catarina, os conhecimentos sobre arquivologia são apresentados para os graduandos na disciplina de Gestão da Informação e Arquivo. Este relatório de estágio tem como objetivo descrever as atividades secretariais exercidas no estágio obrigatório, em um projeto de extensão dentro da universidade, tendo como foco a área de gestão de documentos e as contribuições do profissional de secretariado nesse ramo. Neste contexto, buscou-se analisar e identificar deficiências na organização documental presente no local de trabalho e assim aplicar uma nova metodologia de arquivamento para se adequar às demandas da equipe, utilizando técnicas de gestão de documentos. Na mesma perspectiva, foi feita também a reelaboração de um guia de procedimentos secretariais para facilitar a ambientação de novos membros. Após a conclusão das atividades, pode-se observar que a organização de documentos realizada nos arquivos digitais do projeto facilitou o arquivamento e posterior consulta dos documentos, e foi possível comprovar que as competências arquivísticas são essenciais para o profissional de secretariado exercer com excelência suas atividades rotineiras dentro do ambiente de trabalho.

Archival functions have been related to the competencies of the secretarial professional since the beginning of the profession, which originated through the activities of scribes. According to current authors, the executive secretary is currently considered a multifunctional professional and, therefore, must take responsibility for improving their technical competencies, including mastery of archival science and document management. In the Executive Secretarial program at the Federal University of Santa Catarina, knowledge of archival science is presented to graduates in the Information Management and Archive course. This internship report aims to describe the secretarial activities exercised in the mandatory internship in an extension project within the university, focusing on the document management area and the contributions of the secretarial professional in this field. In this context, an effort was made to analyze and identify deficiencies in the document organization present in the workplace and to apply a new archiving methodology to meet the demands of the team using document management techniques. In the same perspective, a guide to secretarial procedures was also re-designed to facilitate the orientation of new members. Upon conclusion of the activities, it was observed that the document organization in the digital archives of the project enabled the filing and subsequent consultation of the documents, and it was possible to prove that archival competencies are essential for secretarial professional to successfully perform their routine activities within the workplace.