Relatório de estágio: O profissional do Secretariado Executivo atuando em área correlata em multinacional de tecnologia

Abstract

Diversas áreas de atuação vem passando por transformações, decorrentes do mundo moderno, e para o profissional de secretariado executivo a premissa é a mesma. O que há alguns anos era visto somente como um trabalho operacional e sem grande importância, hoje tem se destacado entre as organizações por sua adaptabilidade e perfil estratégico. Levando estas premissas em consideração, o presente relatório tem como objetivo demonstrar as transformações ocorridas na atuação deste profissional, o relacionando com a atuação na área correlata chamada de Facilities Management, a qual carrega a mesma necessidade de multidisciplinaridade. Tratando-se de um relatório de estágio, será apresentado o contexto onde o estágio ocorreu, o ramo da organização e os seus respectivos serviços, além de também discorrer sobre as atividades exercidas durante o período de atuação na área apresentada, considerando os períodos de pré, durante e pós-pandemia decorrentes da crise sanitária e humanitária da Covid-19. As atividades consistiam em prestar apoio na gestão para manutenção de infraestrutura (hidráulica, elétrica, mobiliária), apoiar na gestão das áreas terceirizadas de segurança e limpeza realizando as devidas orientações e entrega de materiais, realizar a logística da empresa em diferentes momentos, controlar e realizar a gestão de estoque de materiais de insumos, disponibilizar de materiais aos colaboradores, encaminhar as notas fiscais ao setor de pagamentos, realizar atendimentos aos colaboradores via plataforma JIRA, apoiar nas viagens corporativas, disponibilizar insumos para reuniões, entre outras atribuições demandadas a área. Por meio destas atividades, foi possível desenvolver habilidades de extrema importância como profissional de secretariado executivo, considerando que foi necessário aprimorar a habilidade de comunicação verbal e escrita, os controles necessários para manter a organização interna, mediar conflitos, ser resiliente diante de adversidades externas, resolução de problemas, proatividade, entre outras capacitações essenciais para diferentes áreas.

Several areas of activity have been originating from, resulting from the modern world, and for the executive secretarial professional, the premise is the same. What a few years ago was seen only as operational work and without great importance, nowadays has stood out among organizations for its adaptability and strategic profile. Taking this into account, the present report aims to demonstrate the trends that have occurred in the performance of this professional, relating it to the performance in the related area called Facilities Management, which carries the same need for multidisciplinarity. In the case of an internship report, the context where the internship took place, the branch of the organization and its respective services will be presented, in addition to also discussing the activities experienced during the period of performance in the internship area, considering the periods of pre, during and post-pandemic resulting from the health and humanitarian crisis of Covid-19. Guidance and delivery of materials, carry out the company's logistics at different times, control and manage the stock of input materials, make materials available to employees, forward invoices to the payments sector, assist employees via the JIRA platform, supports corporate travel, providing supplies for meetings, among other tasks required by an area. Through these activities, it was possible to develop extremely important skills as an executive secretarial professional, considering that it was necessary to improve verbal and written communication skills, the necessary controls to maintain internal organization, mediate conflicts, be resilient in the face of external adversities, problem solving, proactivity, among other essential skills for both , the Secretarial Executive and the Facilities Management fields.