Atualização das Competências Secretariais: modernização dos processos físicos em digitais no instituto de pesquisa e planejamento urbano de florianópolis – ipuf

Abstract

Relatório de Estágio Profissionalizante elaborado como requisito para a conclusão do Curso de Bacharel em Secretariado Executivo do Centro de Comunicação e Expressão da Universidade Federal de Santa Catarina. O presente relatório tem objetivo específico apresentar o processo de modernizar as atividades do Instituto de Pesquisa e Planejamento Urbano de Florianópolis - IPUF, que consistiu em transformar os processos físicos do Instituto em processos digitais, garantindo a prestação de serviços oferecida aos contribuintes pelo Órgão de Planejamento de forma on-line, durante pandemia de COVID 19, causada pelo vírus SARS-CoV-2. Essa modernização visava possibilitar que o requerente/contribuinte pudesse realizar através do portal da PMF o cadastro de seu protocolo sem a necessidade de deslocamento, de modo que, a análise do protocolo fosse realizada através de trabalho home office pela equipe técnica IPUF. O processo de transformar os processos físicos do IPUF em processos digitais foi desenvolvido e realizado pelo Gabinete da Superintendência, através da Secretária Executiva (essa estudante). O desenvolvimento foi elaborado em cinco etapas, a saber: Etapa 1 – Rastreamento de todos os processos de análise técnica originária do IPUF; Etapa 2 – Definição dos processos prioritários para disponibilização no portal PMF; Etapa 3 – Definição da documentação necessária a ser apresentada pelo requerente na abertura do protocolo no portal PMF; Etapa 4 – Mapeamento do fluxo de cada processo; Etapa 5 – Encaminhamento, alinhamento e validação dos processos e fluxos junto a empresa prestadora de serviços. O projeto foi produzido conjuntamente com o desenvolvimento das atividades cotidianas da Secretária Executiva de forma virtual durante a pandemia do COVID 19. Entre os resultados observa-se que os Cursos de Secretariado Executivo precisam capacitar os alunos para um mercado profissional altamente competitivo que espera que estes profissionais atuem como interlocutores e facilitadores da organização, com capacidade de adaptação às necessidades dos mercados atuando com liderança e empreendedorismo. Outro resultado foi a premiação na Categoria Gestão de Modernização de Processos de Inovação com o Projeto objeto desse Relatório de Estágio, da Edição 2021 do Programa de Boas Práticas na Administração Pública, evento que visa valorizar o servidor municipal, oferecendo possibilidades de capacitação e reconhecendo práticas inovadoras que trazem impacto positivo ao município.