Utilização de método de apoio à decisão para definição de critério de prioridade na automatização de processos

Abstract

Esta pesquisa teve como objetivo propor um modelo para priorização de processos administrativos a serem automatizados utilizando um método multicritério de apoio à tomada de decisão. Trata-se de um estudo de caso, de natureza qualitativa, cuja coleta de informações reuniu pesquisa bibliográfica, documental e entrevistas semiestruturadas. Para a coleta de dados bibliográficos foram realizadas pesquisas nas bases de dados Web of Science, Scopus e ERIC, Google Scholar e Portal de Periódicos da Capes e os dados documentais foram extraídos da página da web do Centro Tecnológico da Universidade Federal de Santa Catarina, objeto desta pesquisa. Os dados primários foram coletados por meio de entrevistas com os servidores lotados na Direção do Centro Tecnológico e com a aplicação do Diagrama de Mudge. A primeira etapa de entrevistas teve como intuito realizar um levantamento de todos os processos administrativos existentes em cada setor da Direção do CTC, e que ainda não estavam automatizados, além de buscar compreender, por meio da percepção dos entrevistados, quais processos possuíam maior urgência para automatização. Após, foi realizada uma entrevista com o gestor da Direção do Centro e aplicou-se o método multicritério de apoio à tomada de decisão para criar um modelo, a partir da percepção do gestor, atribuindo critérios para auxiliar o decisor a automatizar os processos que demandam prioridade no Centro Tecnológico, bem como criando uma hierarquia dos processos. Por meio da análise dos dados coletados na pesquisa, realizou-se a aplicação do método multicritério de apoio à tomada de decisão chamado MACBETH, em que foi possível valorar as preferências do tomador de decisão em termos de relevância e importância, em relação à priorização dos processos de negócios a serem automatizados no Centro Tecnológico da UFSC. Pode-se concluir que o modelo construído pode ser uma importante ferramenta para a instituição objeto do estudo de caso desta pesquisa por ter aplicado uma metodologia que permitiu ao decisor agregar conhecimento acerca do contexto e do seu processo de decisão. Ainda, o resultado deste trabalho poderá ser replicado nos demais centros de ensino da UFSC e também em outras instituições públicas de ensino superior, uma vez que os processos são semelhantes e seguem as mesmas legislações. No âmbito acadêmico mostrou-se que é possível efetuar uma abordagem pouco usual quando o assunto é priorização de processos para a automatização em instituições de ensino superior. Como contribuição para a sociedade, esta pesquisa permite o uso eficiente dos recursos públicos, priorizando os processos considerados de maior importância e, consequentemente, agilizando os processos, gerando uma maior eficácia dos serviços públicos.

Abstract: This research aimed to propose a model for prioritizing administrative processes to be automated using a multicriteria method to support decision making. This is a case study of a qualitative nature, whose collection of information gathered bibliographic and documental research and semi-structured interviews. For the collection of bibliographic data, research was carried out in the Web of Science, Scopus and ERIC databases, Google Scholar and Portal de Periódicos da Capes, and the documentary data was extracted from the web page of the Centro Tecnológico da Universidade Federal de Santa Catarina, the object of this research. The primary data were collected by means of interviews with the employees of the Technological Center and with the application of the Mudge Diagram. The first stage of the interviews aimed to survey all the administrative processes that existed in each sector of the CTC Directorate, and that were not yet automated, besides seeking to understand, through the perception of the interviewees, which processes had the greatest urgency for automation. After that, an interview was conducted with the manager of the Center's Directorate and the multi-criteria decision support method was applied to create a model, based on the manager's perception, assigning criteria to help the decision maker to automate the processes that demand priority in the Technology Center, as well as creating a hierarchy of processes. Through the analysis of the data collected in the research, the multicriteria decision support method called MACBETH was applied, in which it was possible to value the preferences of the decision maker in terms of relevance and importance, in relation to the prioritization of the business processes to be automated at the UFSC Technological Center. It can be concluded that the constructed model can be an important tool for the institution that is the object of the case study of this research because it applied a methodology that allowed the decision maker to aggregate knowledge about the context and its decision process. Furthermore, the result of this work may be replicated in other teaching centers at UFSC and also in other public higher education institutions, since the processes are similar and follow the same legislation. In the academic field, it was shown that it is possible to carry out an unusual approach when the subject is process prioritization for automation in higher education institutions. As a contribution to society, this research allows the efficient use of public resources, prioritizing the processes considered of greatest importance and, consequently, speeding up the processes, generating greater effectiveness of public services.