Avaliação de desempenho da gestão de documentos no Ministério da Saúde

Abstract

Os arquivos, como bases fidedignas da ação administrativa e repositórios fiéis da história, se constituem em fontes de informação primária, e no âmbito da Administração Pública Federal devem ser tratados e organizados, visando sua disponibilidade não só à sociedade, mas aos próprios gestores da máquina pública. Para além das legislações que permeiam as atividades relacionadas à gestão de documentos e aos arquivos é preciso ter em mente que os documentos arquivísticos garantem direitos, proporcionam a transparência administrativa, a diminuição da corrupção, culminando com o exercício da cidadania. Apesar de haver grande correlação entre arquivo e recuperação de informações, percebe-se que existe uma lacuna entre estas duas facetas, além de haver uma deficiência relacionada à administração dos arquivos, o que pode prejudicar no entendimento destes como fontes primárias para a recuperação da informação. Com o intuito de identificar o status quo da gestão documental no Ministério da Saúde, este estudo teve como objetivo a construção de um modelo de avalição do desempenho da gestão de documentos no Ministério da Saúde, visando a identificação de oportunidades de aperfeiçoamento, sobretudo no que tange à recuperação da informação. Para tanto, foi realizada análise bibliográfica sobre o tema, análise documental nos normativos e demais documentos do Ministério da Saúde, e por meio da metodologia Multicritério de Apoio à Decisão Construtivista ? MCDA-C, desenvolveu-se o modelo que possibilitou a identificação das oportunidades de melhoria no processo de gestão documental do MS, de acordo com o olhar do Decisor do problema, e a partir de seis pontos de vista fundamentais: Capacitação, Gestão de Documentos, Tecnologia, Divulgação, Destinação e Recuperação. A utilização de MCDA-C se deu pela sua característica de possibilitar o aprendizado contínuo durante a elaboração do modelo. Com base na mensuração dos pontos de vista elencados, por meio da definição de pontos de impacto de cada um dos indicadores apresentados, foi possível evidenciar as lacunas existentes no processo de gestão de documentos do Ministério da Saúde, oportunizando ao gestor, insumos para incrementá-lo. Como resultados imediatos da construção do modelo, a Coordenação de Arquivo e Gestão de Documentos do Ministério da Saúde pode realinhar algumas ações que já estavam em curso, além de demonstrar a seus parceiros administrativos e pares arquivísticos a situação arquivística vigente, visando a implementação de ações voltadas a reforçar a correlação entre arquivo e recuperação de informações. Ainda no âmbito institucional, o modelo apresenta uma possibilidade de maior interlocução com as unidades responsáveis pelo atendimento à Lei de Acesso à Informação. Para além dos resultados obtidos no âmbito do Ministério da Saúde, o modelo desenvolvido se mostra como ferramenta à macroarquivologia, e aos estudos da arquivometria, mostrando-se como solução capaz de garantir ao gestor, a identificação de pontos chave da gestão documental que carecem de incrementos. Além disso, abre possibilidade ao gestor para melhorar suas ações, garantindo que o arquivo cumpra com sua função primordial, de dar acesso à informação a quem mais dela necessita, e por fim, mostra-se como ferramenta à governança arquivística.

Abstract: Archives, as reliable bases of administrative action and faithful repositories of history, constitute sources of primary information, and within the scope of the Federal Public Administration, they must be treated and organized aiming at their availability not only to society but to the managers of the public machine. In addition to the legislation that permeates activities related to records management and archives, it is necessary to keep in mind that archival documents guarantee rights, provide administrative transparency, reduce corruption, culminating in the exercise of citizenship. Although there is a strong correlation between archive and information retrieval, there is a gap between these two facets, in addition to a deficiency related to the administration of archives, which can impair the understanding of these as primary sources for information retrieval. To identify the status quo of records management in the Ministry of Health, this study aimed to build a model for evaluating the performance of records management in the Ministry of Health, aiming to identify opportunities for improvement, especially in regarding information retrieval. To this end, a bibliographic analysis was carried out on the subject, document analysis in the regulations and other documents of the Ministry of Health, and through the Multicriteria Decision Aid ConstructivistConstructiviste - MCDA-C, the model was developed that made it possible to identify opportunities of improvement in the records management process of the Ministry of Health, according to the decision-makers view of the problem, and from six fundamental points of view: Training, Records Management, Technology, Disclosure, Destination and Recovery. The use of MCDA-C was due to its characteristic of enabling continuous learning during the elaboration of the model. Based on the measurement of the points of view listed, through the definition of points of impact for each of the descriptors presented, it was possible to highlight the existing gaps in the records management process of the Ministry of Health, providing the manager with inputs to improve it. As an immediate result of the construction of the model, the Ministry of Health's Coordination of Archives and Document Management can realign some actions that were already underway, in addition to demonstrating to its administrative partners and archival peers the current archival situation, aiming at the implementation of actions aimed at reinforcing the correlation between archiving and information retrieval. Still, at the institutional level, the model presents a possibility of greater dialogue with the units responsible for complying with the Access to Information Law. In addition to the results obtained within the scope of the Ministry of Health, the model developed is shown as a tool for macro-archival, and for archivometrics studies, showing itself as a solution capable of guaranteeing to the manager the identification of key points of document management that lack increments. In addition, it opens the possibility for the manager to improve their actions, ensuring that the archive fulfils its primary function, of giving access to information to those who need it most, and finally, it shows itself as a tool for archival compliance.