Método simplificado para implementação de um sistema de gestão do conhecimento no planejamento das compras públicas brasileiras

Abstract

O advento da era digital desencadeou mudanças estruturais na forma como as organizações conduziam suas atividades e criavam valor para a sociedade. Neste cenário, as relações ocorridas nos mercados também foram impactadas. Nesses espaços, famílias, empresas e governos buscam obter os itens de que necessitam pagando pelo preço pré-estabelecido nestes mercados. Em se tratando de governos, a aquisição desses itens se dá por meio de uma compra pública. No Brasil, o principal regramento jurídico que orienta as contratações públicas é a Lei Federal nº 14.133, de 1º de abril de 2021, que substitui as normativas anteriores e cria novos procedimentos de compras, estabelecendo critérios específicos para a etapa de planejamento. Anos antes, em 2018, foi publicada a norma ISO 30.401, que apresenta os requisitos para implementação e certificação da gestão do conhecimento. Seu principal objetivo consiste em orientar as organizações a identificar os seus conhecimentos e a estabelecer um sistema de gestão deste recurso que, posteriormente, possa ser auditado, certificado, avaliado e reconhecido externamente. Face a esta nova configuração, a presente dissertação objetivou formular um modelo de implementação de um Sistema de Gestão do Conhecimento no planejamento da compra pública, uma vez que esta pode ser considerada um processo baseado no conhecimento. Para alcançar tal objetivo, utilizou-se a metodologia de pesquisa Design Science Research (DSR) cujo artefato foi estruturado após a realização de um estudo de caso na área de compras públicas do Corpo de Bombeiros Militar de Santa Catarina. O artefato busca classificar a compra pública em diferentes contextos (simples, complicado, complexo e caótico) e utiliza os requisitos da norma ISO 30.401 e de um modelo de implementação de um SGC na administração pública brasileira para sua definição. Trata-se de um modelo simplificado e dinâmico, possibilitando o gerenciamento do conhecimento nos diferentes contextos que uma compra pública se encontra inserida. Destaca-se que a implementação completa de um SGC no processo de compra pública é uma tarefa bastante desafiadora, uma vez que a gestão do conhecimento em organizações públicas ainda é bastante incipiente. Entretanto, tornou-se evidente que, de um lado, um SGC é um instrumento de criação de valor público e de otimização de processos, desenvolvendo mais celeridade aos atos e que tem muito a contribuir com a compra pública, principalmente na etapa de planejamento e, por outro lado, tendo em vista as necessidades de remodelamento das compras públicas, a implementação de um SGC torna-se peça fundamental. Conclui-se que que um SGC é essencial para o sucesso das compras públicas, pois ele assegura que todos os envolvidos tenham acesso às informações necessárias para realizar decisões informadas. Ele, também, reduz o risco de erros, pois as informações são atualizadas constantemente, o que permite que as organizações públicas se mantenham informadas e preparadas para quaisquer mudanças que possam ocorrer no mercado. Além disso, um SGC aumenta a velocidade de decisão das organizações públicas, pois oferece informações detalhadas sobre os produtos e serviços disponíveis no mercado, permitindo que elas façam melhores escolhas.

Abstract: The advent of the digital age triggered structural changes in the way organizations conducted their activities and created value for society. In this scenario, the relationships that occurred in the markets were also impacted. In these spaces, families, companies and governments seek to obtain the items they need by paying the pre-established price in these markets. In the case of governments, the acquisition of these items takes place through a public purchase. In Brazil, the main legal rule that guides public procurement is Federal Law No. 14,133, of April 1, 2021, which replaces previous regulations and creates new procurement procedures, establishing specific criteria for the planning stage. Years earlier, in 2018, the ISO 30.401 standard was published, which presents the requirements for the implementation and certification of knowledge management. Its main objective is to guide organizations to identify their knowledge and to establish a management system for this resource that can subsequently be audited, certified, evaluated and recognized externally. Given this new configuration, this dissertation aimed to formulate a model for implementing a Knowledge Management System in public procurement planning, since this can be considered a knowledge-based process. To achieve this objective, the Design Science Research (DSR) research methodology was used, whose artifact was structured after carrying out a case study in the public procurement area of the Military Fire Department of Santa Catarina. The artifact seeks to classify public procurement in different contexts (simple, complicated, complex and chaotic) and uses the requirements of the ISO 30401 standard and an implementation model of a SGC in the Brazilian public administration for its definition. It is a simplified and dynamic model, enabling knowledge management in the different contexts in which a public purchase is inserted. It is noteworthy that the complete implementation of a SGC in the public procurement process is a very challenging task, since knowledge management in public organizations is still quite incipient. However, it became evident that, on the one hand, a SGC is an instrument for creating public value and optimizing processes, speeding up acts and having a lot to contribute to public procurement, especially in the planning and, on the other hand, in view of the need to remodel public procurement, the implementation of a SGC becomes a fundamental part. It is concluded that a SGC is essential for the success of public procurement, as it ensures that all those involved have access to the information necessary to make informed decisions. It also reduces the risk of errors, as the information is constantly updated, which allows public organizations to stay informed and prepared for any changes that may occur in the market. In addition, a SGC increases the decision-making speed of public organizations, as it provides detailed information about the products and services available on the market, allowing them to make better choices.