Automação de processos fiscais: um estudo em uma indústria do ramo metalúrgico

Abstract

O crescente uso da tecnologia tem impactado mudanças na forma como as atividades organizacionais são executadas, permitindo a automação de processos que eram tradicionalmente manuais e repetitivos. Muitas funções dos departamentos fiscais das empresas são passíveis de automação. O uso de RPA para a execução de tarefas rotineiras e repetitivas libera os profissionais para se concentrarem em trabalhos de maior valor agregado para as organizações. Transformar uma organização que está enraizada em trabalhos manuais em uma organização altamente tecnológica requer tempo e planejamento cuidadoso. A complexidade dos sistemas ERP aliada à complexidade da legislação tributária brasileira pode ser um empecilho para a automação fiscal. O objetivo do presente trabalho foi automatizar o processo de emissão de notas fiscais de venda de mercadorias, com foco no autopreenchimento dos parâmetros fiscais corretos, no sistema ERP TOTVS. Primeiramente, foram identificados quais processos seriam passíveis de automação. Nessa etapa, identificou-se que o preenchimento do parâmetro que define a tributação das Notas Fiscais de Vendas era realizado de forma predominantemente manual. Esse processo era específico, repetitivo e manual, portanto atendia aos requisitos para ser automatizado. Em seguida, foram mapeadas as variáveis inerentes ao processo. Entre elas, os impostos incidentes sobre as vendas e as regras tributárias aplicáveis aos produtos que a empresa fabrica, e, as possíveis parametrizações do sistema ERP TOTVS. Por fim, implementou-se a automação do processo. Foi elaborado um manual de utilização e manutenção dos parâmetros necessários para a automação da rotina. Concluiu-se que a automação trouxe diversos benefícios para a organização, como economia de tempo e custo e ganho de eficiência.

Abstract: The increasing use of technology has impacted the way organizational activities are executed, allowing for the automation of processes that were traditionally manual and repetitive. Many functions of a company's tax departments are capable of being automated. The use of RPA for the execution of routine and repetitive tasks frees professionals to focus on higher value-added work for organizations. Transforming an organization rooted in manual labor into a highly technological organization requires careful planning and time. The complexity of ERP systems combined with the complexity of Brazilian tax law can be a hindrance to tax automation. The objective of this paper was to develop a methodology to automate the process of issuing sales invoices for goods, focusing on autopopulating the correct tax parameters in the TOTVS ERP system. Firstly, the processes that were suitable for automation were identified. In this stage, it was found that filling in the parameter that defines the taxation of sales invoices was predominantly done manually. This process was specific, repetitive, and manual, therefore meeting the requirements for automation. Next, the variables inherent to the process were mapped. Among them, the taxes on sales and the applicable tax rules for the company's manufactured products, as well as possible parameterizations of the TOTVS ERP system. Finally, the automation of the process was implemented. A manual was created for the use and maintenance of the necessary parameters for routine automation. It was concluded that automation brought various benefits to the organization, such as time and cost savings and increased efficiency.