Programação para compra de medicamentos: estudo de caso em um hospital de alta complexidade

Abstract

A qualidade da assistência hospitalar é resultante da inter-relação entre serviços administrativos e assistenciais, dentre os quais estão os serviços farmacêuticos, que além da assistência prestada aos pacientes também garantem que os medicamentos sejam adquiridos, distribuídos e dispensados ??eficientemente. O gerenciamento dessas atividades é fundamental para o desenvolvimento de ações que possam favorecer o uso racional de medicamentos, com maior custo-benefício para o hospital e os pacientes. Dentre os serviços destaca-se o abastecimento, que inclui atividades de planejamento, programação e aquisição de medicamentos. O objetivo da pesquisa foi descrever as etapas da atividade de programação de compras de medicamentos na Farmácia Hospitalar do Instituto Nacional de Traumatologia e Ortopedia. A metodologia adotada foi um estudo de caso descritivo e para a visão detalhada do problema é aplicado o mapeamento de processos por meio da inspeção das atividades realizadas no setor de estoque da farmácia, onde são desenvolvidos os processos relacionados à programação de compras de medicamentos. Para isso foram elaborados fluxogramas de atividades segmentadas em subáreas do estoque usando a ferramenta BisAgi Process Modeler®. Na sequência, as atividades realizadas foram comparadas às rotinas institucionais que resultaram na apresentação dos resultados da seguinte forma: (i) descrição (em forma de quadro) dos processos de cada subárea; (ii) apresentação do fluxograma do caminho de cada processo; e (iii) descrição por atividade (processo e seu impacto para a programação de compras de medicamentos e a proposta para sua otimização). Desta forma, foi possível detectar algumas não conformidades na execução das rotinas e propor melhorias, que levaram à incorporação de novas práticas ao serviço. Uma das propostas foi aumento do monitoramento das atividades por meio de controles documentados, como relatórios, checklists e acompanhamento de indicadores de qualidade. Por fim, ao comparar as atividades realizadas em cada setor do estoque com aquelas descritas nas rotinas institucionais, foi possível observar o cumprimento delas, porém não havia até então, registros documentados de acompanhamentos da execução. Deste modo, esse estudo permitiu, além de mostrar a necessidade de implementar ações que priorizem o controle interno das atividades, elaborar e propor dois produtos resultantes deste estudo de caso: (i) roteiro e (ii) um infográfico que se configura num guia resumido das principais atividades relacionadas ao setor de estoque que impactam nessa etapa estratégica para o desempenho efetivo da Assistência Farmacêutica. Salienta-se ainda a possibilidade de contribuir de forma prática para o trabalho de rotinas institucionais em outras unidades públicas que perfazem todas as unidades hospitalares semelhantes localizadas no Brasil e administradas pelo Ministério da Saúde (MS).

Abstract: The quality of hospital care is the result of interrelationship between administrative and care services, including pharmaceutical services, which in addition to patient care also ensure that drugs are purchased, distributed and dispensed efficiently. Effective management of these activities is fundamental for the development of actions that may favor the rational use of medicines, with higher cost-effective for the hospital and patients. The services include the supply, which includes the planning, programming and acquisition of medicines. The objective of the research was to describe the stages of drug purchasing programming activity at the Farmácia Hospitalar do Instituto Nacional de Traumatologia e Ortopedia. The methodology adopted was a descriptive case study and for the detailed view of the problem, the process mapping was applied by identifying the activities performed in the pharmacy inventory sector, where the processes related to the drug purchasing programming are developed. For this, flowcharts from segmented activities in inventory subareas were prepared using the Bisagi Process Modeler® tool. Following, the activities performed were compared to the institutional routines that resulted in the presentation of the results as follows: (i) description (in the form of table) of the processes of each subarea; (ii) presentation of the path of the path of each process; and (iii) description by activity (process and its impact on the programming of medicine purchases and the proposal for its optimization). Thus, it was possible to detect some nonconformities in the execution of routines and propose improvements, which led to the incorporation of new practices into the service. One of the proposals was increased monitoring of activities through documented controls, such as reports, checklists and tracking quality indicators. Finally, when comparing the activities performed in each inventory sector with those described in the institutional routines, it was possible to observe their fulfillment, but there were not until then, documented records of monitoring of execution. Thus, this study allowed, in addition to showing the need to implement actions that prioritize the internal control of activities, elaborate and propose two products resulting from this case study: (i) script and (ii) an infographic that is configured in a guide Summary of the main activities related to the inventory sector that impact this strategic step for the effective performance of pharmaceutical assistance. It is also emphasized the possibility of contributing in a practical way to the elaboration of institutional routines in other public units that make up all similar hospital units located in Brazil and administered by the Ministry of Health (MS).