Processo de aquisição de materiais e serviços nas unidades hospitalares federais: proposta para implementação de um escritório de gerenciamento de processos num hospital federal do Rio de Janeiro

Abstract

Os cenários e ambientes das organizações sejam elas privadas ou públicas estão em constante mudança. Neste contexto, as instituições públicas precisam se adaptar a estes cenários, estabelecendo estratégias e metodologias inovadoras ao seu modelo de gestão para que possam ser mais ágeis para enfrentarem as mudanças. Assim, o presente estudo almejou comprovar a ideia de que um protótipo denominado escritório de gerenciamento de processos voltado para o aperfeiçoamento das atividades executivas dos processos de aquisição de materiais e de prestação de serviços em sua fase preparatória em uma unidade hospitalar federal integrante da rede federal do ministério da Saúde no Rio de Janeiro, para contribuir com o aprimoramento da gestão. Os dados para exame foram conseguidos através de pesquisas quantitativa e qualitativa, com aplicação de questionário a colaboradores que atuam na área de licitação das unidades hospitalares e também foi prospectada pesquisa documental nos registros governamentais disponíveis, nos portais dos sistemas digitais comprasnet e da transparência federais, que foram analisados e os resultados obtidos confirmaram a existência de obstáculos. As recomendações sugeridas se adotadas, de modernização da gestão hospitalar, alinhada aos conceitos de gestão por processos, com a introdução de um escritório de gerenciamento de processos na estrutura de aquisição de bens e serviços, podem se transformar num fator crucial de sucesso desta entidade, com a finalidade de permitir maior agilidade e celeridade em seus procedimentos na fase preparatória da modalidade pregão eletrônico, com foco no redesenho e na racionalização da execução das atividades dos processos de aquisição, no sentido de promover o melhor aproveitamento dos recursos de pessoal, técnicos e tecnológicos disponíveis.

Abstract: The scenarios and environments of organizations, whether private or public, are constantly changing. In this context, public institutions need to adapt to these scenarios, establishing innovative strategies and methodologies for their management model so that they can be more agile in facing changes. Thus, the present study aimed to prove the idea that a prototype called a process management office aimed at improving the executive activities of the material acquisition and service provision processes in their preparatory phase in a federal hospital unit that is part of the federal network of the ministry of Health in Rio de Janeiro, to contribute to improving management. The data for examination were obtained through quantitative and qualitative research, with the application of a questionnaire to employees who work in the bidding area of hospital units and documentary research was also prospected in available government records, on the portals of the compranet digital systems and federal transparency, that were analyzed and the results obtained confirmed the existence of obstacles. The suggested recommendations, if adopted, to modernize hospital management, aligned with the concepts of process management, with the introduction of a process management office in the structure of acquisition of goods and services, could become a crucial factor in the success of this entity, with the purpose of allowing greater agility and speed in its procedures in the preparatory phase of the electronic auction modality, with a focus on redesigning and rationalizing the execution of acquisition process activities, in order to promote the best use of personnel, technical and available technologies.