Avaliação de Documentos Digitais em Empresa de Tecnologia de Florianópolis-SC

Abstract

A avaliação de documentos é uma das principais funções arquivísticas e, desde o século XX, é responsável por uma parte importante da gestão documental. O presente artigo apresenta os resultados da aplicação da avaliação de documentos em uma empresa especializada em tecnologia, que vem enfrentando desafios significativos no que diz respeito a gestão de documentos digitais. Assim, objetivo principal desta pesquisa foi o de avaliar a documentação dos setores de produção textual e vídeos da organização. Especificamente, tem-se como objetivo: a) Identificar os arquivos de determinado setor; b) Analisar e classificar os arquivos; e c) Realizar a criação de uma tabela de temporalidade. Metodologicamente, a pesquisa desenvolvida foi de abordagem aplicação, natureza qualitativa, descritiva e exploratória quanto aos seus objetivos, tendo o estudo de caso como procedimento técnico. Com estas aplicações foram possíveis organizar os documentos de acordo com suas funções e determinar prazos de guarda e destinação de acordo com a necessidade da organização, facilitando a recuperação de informações e a eliminação criteriosa de documentos sem valor permanente. Concluiu-se que a criação do Plano de Classificação e da Tabela de Temporalidade foram de grande importância não somente para acabar com a resistência institucional quanto às práticas arquivísticas, mas também para tornar possível a futura implementação dessas práticas nos demais setores da instituição.

Document evaluation is one of the main archival functions and, since the 20th century, it has been responsible for an important part of document management. This article presents the results of applying document evaluation in a company specialized in technology, which has been facing significant challenges about digital document management. Thus, the main objective of this research was to evaluate the documentation of the organization's text and video production sectors. Specifically, the objective is to: a) Identify the files of a given sector; b) Analyze and classify files; and c) Create a temporality table. Methodologically, the research developed had an application approach, qualitative, descriptive and exploratory nature regarding its objectives, with the case study as a technical procedure. With these applications, it was possible to organize documents according to their functions and determine storage and destination periods according to the organization's needs, facilitating the retrieval of information and the careful elimination of documents without permanent value. It was concluded that the creation of the Classification Plan and the Temporality Table were of great importance not only to put an end to institutional resistance regarding archival practices, but also to make possible the future implementation of these practices in other sectors of the institution.