A centralidade da comunicação no secretariado executivo: análise da atuação do profissional como mediador de relações organizacionais

Abstract

Este estudo justifica-se pela crescente demanda por profissionais de Secretariado Executivo (SE) que atuem além das tarefas administrativas-operacionais, assumindo funções estratégicas nas instituições e, principalmente, facilitando a comunicação organizacional, que é o foco deste trabalho. A metodologia adotada baseia-se na revisão crítica da literatura especializada, (Zanelli et al, 2014; Silva, 2010; Siqueira, 2008) explorando conceitos como a intermediação de conflitos e as competências do profissional de SE. Investiga-se o papel do profissional de SE como mediador e porta-voz dentro das organizações, identificando as habilidades necessárias para a função e debatendo as principais estratégias para facilitar a comunicação e intermediar conflitos no ambiente de trabalho. Discute-se também o conceito de compliance, ou seja, a importância da conformidade com normas e regulamentos, com destaque para a atuação do SE como compliance officer, ressaltando sua atuação como mediador, comunicador e promotor de uma cultura organizacional colaborativa e transparente. Conclui-se que a comunicação eficaz é vital para o crescimento e sustentabilidade das empresas e o profissional de Secretariado Executivo (SE) é fundamental nesse processo, atuando como mediador entre departamentos e níveis hierárquicos. Suas habilidades interpessoais, como empatia, escuta ativa e resolução de conflitos, são cruciais. Além disso, estratégias de aprimoramento da comunicação não verbal e gestão do estresse potencializam sua atuação, sendo essencial o investimento no desenvolvimento das competências comunicativas do profissional de SE para o sucesso organizacional.

This research was developed duet to the growing demand for Executive Secretarial (ES) professionals who work beyond administrative and operational tasks, taking on strategic roles in institutions and, above all, facilitating organizational communication, which is the focus of this study. The methodology departs from a critical review of the specialized literature (Zanelli et al, 2014; Silva, 2010; Siqueira, 2008), exploring concepts such as conflict mediation and the competencies of the ES professional. The role of the ES professional as a mediator and spokesperson within organizations is investigated, identifying the skills required for the role and debating the main strategies for facilitating communication and mediating conflicts in the workplace. This work also discusses the concept of compliance, i.e. the importance of compliance with rules and regulations, with emphasis on the role of the SE as compliance officer, highlighting their role as mediator, communicator and promoter of a collaborative and transparent organizational culture. The conclusion is that effective communication is vital for the growth and sustainability of companies and the Executive Secretary (ES) is fundamental to this process, acting as a mediator between departments and hierarchical levels. Their interpersonal skills, such as empathy, active listening and conflict resolution, are crucial. In addition, strategies for improving non-verbal communication and stress management enhance their performance, making it essential to invest in developing the communication skills of the ES professional for organizational success.