Secretariado Executivo na secretaria escolar: um relato de experiência

Abstract

Este relatório de estágio supervisionado teve como objetivo sistematizar a atuação de uma estudante de Secretariado Executivo em uma secretaria escolar. A pesquisa, caracterizada como ex-post-facto, foi bibliográfica e documental. As fontes teóricas utilizadas abordaram os conceitos de gestão de documentos, de secretariado executivo e de secretaria escolar. Foram analisados artigos publicados em periódicos relacionados à atuação do profissional de secretariado executivo em secretarias escolares. Os resultados identificaram que as tarefas desenvolvidas no estágio supervisionado incluíram: atendimento ao público; agendamento de visitas e de atendimentos; arquivamento de documentação; emissão da listagem de turmas; e demandas pertinentes ao período de matrícula. Essas atividades exigiram da discente aptidões em administração de documentos, relacionamento com o cliente, planejamento e capacidade de lidar com situações inesperadas, que corroboram o perfil do profissional de secretariado executivo. Ademais, podem ser associadas aos conteúdos abordados no curso de graduação de Secretariado Executivo da UFSC. Evidenciou-se que a formação na referida graduação capacita profissionais para atuar na secretaria escolar, embora tal formação não seja obrigatória para essa ocupação. Além disso, constatou-se uma escassez de publicações científicas sobre a temática, indicando a necessidade de mais estudos na área.

This supervised practice report aimed to systematize the activities of an executive secretariat student in a school office. The research, characterized as ex-post-facto, was bibliographic and documental. The theoretical sources used addressed the concepts of document management, executive secretariat, and school office. Articles published in scientific journals related to the work of executive secretariat professionals in school offices were analyzed. The results identified that the tasks performed during the supervised internship included: public service; visit schedules and appointments; document filing; issuing class lists; and demands related to the registration period. These activities required the student to demonstrate skills in document management, customer relations, planning, and the ability to handle unexpected situations, aligning with the profile of an executive secretariat professional. Moreover, they can be associated with the content covered in the Executive Secretariat bachelor's degree at UFSC. The training provided in the graduation enables professionals to work at school offices, although such training is not mandatory for this occupation. Additionally, a scarcity of scientific publications on this topic was noted, highlighting the need for further studies in the field.