Prospecção, validação e implementação de indicadores da qualidade pré-analítica relacionados à coleta de sangue no laboratório clínico

Abstract

Todos os processos precisam ser planejados, executados, monitorados e melhorados continuamente. Para avaliar seus processos, as organizações implementam sistemas de monitoramento de desempenho que podem incluir diferentes ferramentas de gestão, sendo a prática dos indicadores de desempenho a mais utilizada e consolidada. Erros pré-analíticos são responsáveis por até 70% de todos os erros cometidos nos laboratórios clínicos. Indicadores da qualidade para a fase pré-analítica do processo laboratorial são determinantes para assegurar a satisfação dos pacientes. Mesmo sendo a atividade mais crítica da fase pré-analítica e com maior impacto na satisfação do paciente, a etapa da coleta de sangue geralmente não tem um indicador de desempenho exclusivo para seu monitoramento. O objetivo deste estudo foi prospectar, validar e implementar novos indicadores da qualidade pré-analítica relacionados à coleta de amostras de sangue no laboratório clínico. O presente estudo foi executado em três fases sequenciais: (I) Mapeamento do processo pré-analítico laboratorial e Revisão sistemática sobre Indicadores da Qualidade Pré-analítica; (II) Proposição de novos indicadores pré-analíticos potenciais e avaliação de relevância e viabilidade junto aos laboratórios; (III) Escolha e padronização de um novo indicador piloto, com validação técnica por meio de programa de benchmarking de indicadores laboratoriais. Na fase I, considerando os resultados do mapeamento dos processos pré-analíticos e da revisão sistemática, foi proposto um grupo de indicadores potenciais, que ainda não são comumente utilizados nos laboratórios, e que podem agregar valor na gestão da fase pré-analítica do processo, em especial no monitoramento da atividade de coleta da amostra de sangue: (1) Insucesso da Coleta; (2) Índice de repunção; (3) Danos ou eventos relacionados à coleta; (4) Custos com erros pré-analíticos; (5) Satisfação do paciente com a coleta de sangue. Na fase II do estudo, esses indicadores foram submetidos à avaliação por um grupo de laboratórios, por meio de enquete utilizando a plataforma do Programa de Benchmarking de Indicadores Laboratoriais (PBIL) da Controllab/SBPC/ML. Nesta enquete, 110 laboratórios respondentes avaliaram os 5 indicadores quanto aos critérios de relevância, viabilidade, confiabilidade e tendência a utilizar. Na fase III do estudo, os dois indicadores com melhor avaliação nos critérios da enquete, (1) satisfação de coleta e (2) insucesso de coleta, foram estruturados e avaliados em rodada piloto no PBIL. Na rodada piloto, o indicador de satisfação de coleta apresentou um Net Promoter Score médio de 95,8%, enquanto o indicador de insucesso de coleta acessou uma métrica média de 0,53% (4,06 sigma). O presente estudo apresenta uma proposta, baseada em evidências, de ampliação das opções de indicadores pré-analíticos, especificamente para etapa de coleta de sangue, para uso nos laboratórios. Mesmo considerando as limitações de amostragem da rodada piloto, os resultados deste projeto nos permitem evidenciar que há espaço evidente para propor novos indicadores aos laboratórios para acessar o desempenho dessa etapa crítica que é a coleta de sangue, permitindo que os laboratórios identifiquem oportunidades de melhoria que visem ampliar a segurança e satisfação dos seus clientes, com ganhos paralelos à organização norteando a manutenção da sua reputação e sustentabilidade no mercado de atuação. Os novos indicadores aqui propostos e validados por meio de pesquisa de relevância e rodada de piloto com laboratórios voluntários se mostraram viáveis e robustos para aplicação prática nos laboratórios, oportunizando inclusive o seu uso de forma comparativa, em programa estruturado de benchmarking.

Abstract: All processes need to be planned, executed, monitored, and continuously improved. To evaluate their processes, organizations implement performance monitoring systems that can include different management tools, with the practice of performance indicators being the most used and consolidated. Pre-analytical errors are responsible for up to 70% of all errors that occur in clinical laboratories. Quality indicators for the pre-analytical phase of the laboratory process are crucial to ensuring patient satisfaction. Even though it is the most critical activity in the pre-analytical phase and has the greatest impact on patient satisfaction, the blood collection stage generally does not have an exclusive performance indicator for monitoring. The objective of this study was to propose, validate and implement new pre-analytical quality indicators related to the collection of blood samples in the clinical laboratory. The present study was carried out in three sequential phases: (I) Mapping of the laboratory pre-analytical process and Systematic review of Pre-analytical Quality Indicators; (II) Proposal of new potential pre-analytical indicators and assessment of relevance and feasibility with laboratories; (III) Choice and standardization of a new pilot indicator, with technical validation through a laboratory indicator benchmarking program. In phase I, considering the results of the mapping of pre-analytical processes and the systematic review, a group of potential indicators was proposed, which are not yet commonly used in laboratories, and which can add value in the management of the pre-analytical phase of the process , especially when monitoring the blood sample collection activity: (1) Collection Failure; (2) Refund rate; (3) Damages or events related to collection; (4) Costs of pre-analytical errors; (5) Patient satisfaction with blood collection. In phase II of the study, these indicators were submitted to evaluation by a group of laboratories, through a survey using the Laboratory Indicators Benchmarking Program (PBIL) platform from Controllab/SBPC/ML. In this survey, 110 responding laboratories evaluated the 5 indicators according to the criteria of relevance, feasibility, reliability, and tendency to use. In phase III of the study, the two indicators with the best evaluation in the survey criteria, (1) collection satisfaction and (2) collection failure, were structured and evaluated in a pilot round at PBIL. In the pilot round, the collection satisfaction indicator (NPS) presented an average level of 95.8%, while the collection failure indicator reached an average metric of 0.53% (4.06 sigma). The present study presents an evidence-based proposal to expand the options for pre-analytical indicators, specifically for the blood collection stage, for use in laboratories. Even considering the sampling limitations of the pilot round, the results of this project allow us to demonstrate that there is clear space to propose new indicators to laboratories to assess the performance of this critical stage, which is blood collection, allowing laboratories to identify opportunities for improvement. that aim to increase the safety and satisfaction of its customers, with parallel gains for the organization guiding the maintenance of its reputation and sustainability in the market in which it operates. The new indicators proposed here and validated through relevance research and a pilot round with volunteer laboratories proved to be viable and robust for practical application in laboratories, even providing opportunities for their use in a comparative way, in a structured benchmarking program.