Aplicação da gestão por processos para aperfeiçoamento da Gerência de Administração e Finanças na FCEE

Abstract

Este trabalho tem como objetivo geral propor melhorias nos processos da GEAF da FCEE. Os objetivos específicos foram desdobrados em: Mapear os processos da GEAF identificando as atividades, a relação com outros setores, representando o estado atual do processo (AS IS); caracterizar os principais desafios e obstáculos existentes nos atuais fluxos da GEAF da FCEE; identificar a existência de riscos operacionais e apresentar plano de mitigação; propor Manual de procedimentos a partir da incorporação das alterações sugeridas (TO BE). Quanto à coleta dos dados, foram conduzidas entrevistas semiestruturadas com servidores ligados diretamente aos processos da GEAF. A partir das respostas obtidas, realizou-se o mapeamento dos processos, caracterização dos principais obstáculos, proposição de melhorias, proposição do diagrama TO BE, elaboração do manual e validação do manual junto à gestão. Foram mapeados seis processos principais: Aquisição por dispensa de licitação (compra de materiais ou serviços); Aquisição de contratos/ata de registro de preços; Inscrição em eventos; Solicitação de diárias, hospedagem, passagem e prestação de contas; Cartão de pagamento do Estado de Santa Catarina (CPESC); e Repasse para Instituições Parceiras (convênios e transferências). Desses processos, cinco receberam propostas de melhorias. As principais sugestões incluem desde a redução dos setores envolvidos na tramitação de alguns processos, o que visa reduzir o tempo de tramitação e os gargalos existentes, até a inclusão de controles internos em etapas específicas para aumentar a transparência e o controle das ações. A implementação dessas melhorias tem como objetivo aumentar a eficiência e a segurança das operações financeiras e administrativas da Fundação, além de promover uma maior clareza nas atividades realizadas. O estudo reforça a importância da gestão de processos como ferramenta estratégica para a modernização e otimização de fluxos de trabalho em organizações públicas.

Abstract: The general objective of this work is to propose improvements to FCEE's GEAF processes. The specific objectives were broken down into: Map the GEAF processes, identifying the activities, the relationship with other sectors, representing the current state of the process (AS IS); characterize the main challenges and obstacles existing in FCEE's current GEAF flows; identify the existence of operational risks and present a mitigation plan; propose a Procedures Manual based on the incorporation of the suggested changes (TO BE). Regarding data collection, semi-structured interviews were conducted with employees directly linked to GEAF processes. Based on the responses obtained, the processes were mapped, the main obstacles were characterized, improvements were proposed, the TO BE diagram was proposed, the manual was drawn up and the manual was validated with management. Six main processes were mapped: Acquisition by exemption from bidding (purchase of materials or services); Acquisition of contracts/price registration minutes; Registration for events; Request for daily rates, accommodation, travel and financial statements; Santa Catarina State payment card (CPESC); and Transfer to Partner Institutions (agreements and transfers). Of these processes, five received improvement proposals. The main suggestions range from reducing the sectors involved in the processing of some processes, which aims to reduce processing time and existing bottlenecks, to the inclusion of internal controls in specific stages to increase transparency and control of actions. The implementation of these improvements aims to increase the efficiency and security of the Foundation's financial and administrative operations, in addition to promoting greater clarity in the activities carried out. The study reinforces the importance of process management as a strategic tool for modernizing and optimizing workflows in public organizations.