Proposta de padronização dos processos internos de gerenciamento eletrônico de documentos para a empresa de energia com o uso do confluence

Abstract

Este trabalho apresenta uma proposta para a padronização da gestão documental no departamento de TI pertencente a uma companhia de geração de energia, com o objetivo de estruturar e otimizar os processos no confluence, principal ferramenta utilizada para armazenamento e compartilhamento de informações. A iniciativa surgiu a partir da necessidade de organizar os espaços existentes, revisar a utilidade dos documentos e estabelecer diretrizes que garantam a manutenção e confiabilidade do repositório. Durante a análise do cenário atual, foram identificados problemas recorrentes, como carência de organização, registros duplicados, conteúdos desatualizados e dificuldades na localização de informações, comprometendo a eficiência das equipes. A metodologia adotada baseia-se em pesquisa bibliográfica para embasamento teórico e análise do contexto interno, considerando as percepções dos usuários e as limitações enfrentadas na utilização do Confluence. O estudo apoia-se nos conceitos de Gestão Eletrônica de Documentos (GED), Business Process Management (BPM) para estruturar um conjunto de diretrizes e processos documentais. A proposta inclui a definição de fluxos para criação, revisão, rastreamento e descarte de documentos, estabelecendo uma abordagem mais organizada e sustentável para a administração da base de conhecimento. Como resultado esperado, a adoção dessas diretrizes contribuirá para reduzir o tempo de busca por informações, evitar redundâncias e aprimorar a governança da informação. Além disso, a implementação de critérios para categorização e controle de versões facilitará a atualização contínua dos registros, minimizando o risco de desinformação. Ao organizar os processos e definir responsabilidades, espera-se que o confluence passe a ser utilizado de maneira mais eficiente e estratégica, garantindo maior acessibilidade e confiabilidade para os usuários. Essa proposta não se trata de uma implementação efetiva, mas de um modelo estruturado que pode ser adaptado e aplicado conforme as necessidades da organização. A expectativa é que os princípios desenvolvidos neste estudo sirvam como referência para futuras iniciativas voltadas à gestão documental em ambientes digitais, promovendo maior eficiência e segurança na administração do conhecimento corporativo.