Gestão documental: elaboração do manual do acervo da fundação CERTI

Abstract

A gestão de documentos é um tema de grande importância para as organizações, com sua realização é possível, além da recuperação imediata de documentos (informação relevante para o dia-a-dia), proceder ao descarte seguro de documentos corporativos. Sabe-se que o gerenciamento de grandes volumes de massas documentais se constitui em um dos maiores problemas das empresas e que é preciso a aplicação de métodos e técnicas para gerenciar e criar padrões de arquivamento desses documentos. Considera-se importante, neste processo, a avaliação correta de documentos, baseada em normas e leis que fundamentem a guarda e o descarte adequado, sem perda ou prejuízo de serem descartados documentos com valor legal ou fiscal. Este estudo aborda aspectos relacionados à gestão de documentos, enfatizando os instrumentos utilizados na gestão de arquivos, fundamentado na literatura especializada da área e com base na legislação arquivística vigente. Apresenta como objetivo geral a elaboração do manual de gestão de documentos físicos da Fundação CERTI e, como objetivos específicos, caracterizar Gestão Documental; relacionar as atividades realizadas durante o processo de Gestão Documental; estruturar formulário para identificação das tipologias documentais; construir a tabela de temporalidade. Utiliza os seguintes procedimentos metodológicos: pesquisa aplicada, exploratória, descritiva e qualitativa. Enfatiza a importância da elaboração do manual para a empresa foco do estudo, contendo as diretrizes para o tratamento da documentação gerada e recebida pela Fundação, além de conter o plano de classificação e a tabela de temporalidade, fundamentais para nortear a guarda e descartes. Destaca os benefícios de se fazer a gestão de documentos, que resultaram na diminuição da massa documental acumulada, na recuperação mais eficaz dos documentos, além da liberação de espaço físico dentro da empresa.

Document management is a very important subject for organizations. With its realization is possible to proceed to the secure disposal of corporate documents, besides the immediate recovery of documents (information relevant to the day-to-day). It is known that the management of large volumes of documentary masses constitutes a major problem for companies and it is necessary to apply methods and techniques to manage and create patterns of filing of such documents. It is important in this process, the correct evaluation of documents, based on rules and laws that support the conservation and proper disposal without loss or damage of discarded documents with legal or fiscal value. This study addresses issues related to document management, emphasizing the instruments used to manage files, based on the specialized literature of the area and based on actual archival legislation. It presents as general objective the elaboration of the physical management manual of the CERTI Foundation and, as specific objectives, characterize documental management,; relate the activities performed during the document management process; structure form to identify documentary typologies; build the temporality table. It uses the following methodology: applied, exploratory, descriptive and qualitative researches. Emphasizes the importance of elaborating manual for the firm that is the focus of this study, containing guidelines for the treatment of documents generated and received by the foundation, that which contains the classification plan and temporality table, fundamental guides to the custody and disposal. Highlights the benefits of doing document management, which resulted in decreasing the mass of documents accumulated in more effective recovery of documents, plus the release of physical space within the company.