Gestao Arquivística de Documentos Empresariais: uma proposta de roteiro de implantação

Abstract

A gestão documental arquvistica inadequada pode levar à desorganização e acúmulo desordenado de documentos. Desse modo, o tema desta pesquisa é a Gestão Arquivística de Documentos Empresariais, com foco nos procedimentos adotados por uma empresa privada. A empresa estudada é uma holding com quatro entidades distintas, apresenta um acervo de aproximadamente 400 caixas. Observações e questionários revelaram que o atual Plano de Ordenação está desatualizado, demandando revisão e reestruturação para atender às necessidades atuais e novas tecnologias. A pesquisa objetiva propor procedimentos de gestão documental adequados à empresa, melhorando a organização e a recuperação da informação. A metodologia inclui análise exploratória-descritiva, observação e questionários, focando em processos de tramitação e gestão de documentos. A proposta visa atualizar o plano de ordenação dos arquivos e melhorar o acesso aos documentos, reforçando práticas arquivísticas eficazes. As melhorias esperadas incluem maior eficiência operacional, acessibilidade e preservação da memória institucional.

Inadequate document management can lead to disorganization and disorderly accumulation of documents. Therefore, the theme of this research is the Archival Management of Business Documents, focusing on the procedures adopted by a private company. The company studied is a holding company with four different businesses, with a collection of approximately 400 boxes. Observations and interviews revealed that the current Ordinance Plan is outdated, requiring review and restructuring to meet current needs and new technologies. The research aims to propose document management procedures suitable for the company, improving the organization and retrieval of information. The methodology includes exploratory-descriptive analysis, observation and interviews, focusing on document processing and management processes. The proposal aims to update the archive ordering plan and improve access to documents, reinforcing effective archival practices. Expected improvements include greater operational efficiency, accessibility and preservation of institutional memory.