Nível de maturidade do processo de autoavaliação do Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia de Santa Catarina

Abstract

O objetivo deste trabalho é avaliar o nível de maturidade do processo de autoavaliação institucional do Instituto Federal de Santa Catarina (IFSC), utilizando como ferramenta o Process and Enterprise Maturity Model (PEMM). O processo de autoavaliação institucional em análise foi o realizado pela Comissão Própria de Avaliação (CPA) Central, a partir da percepção da necessidade de melhorias nos processos de autoavaliação em experiências práticas vividas no ambiente de trabalho. A necessidade de mensurar o nível de maturidade de processos tem ganhado força em organizações privadas e o ambiente educacional tem seguido esta tendência, todavia ainda são poucas as referências no campo teórico conceitual sobre o tema maturidade em processos e suas aplicações em instituições educacionais. Desta forma, esta pesquisa analisa os referenciais teóricos sobre a autoavaliação institucional, os instrumentos, as aplicações e casos, com o objetivo de chegar a uma síntese sobre a estrutura, os conhecimentos necessários, as falhas e os resultados da Maturidade do Processo de Autoavaliação Institucional. Para alcançar os objetivos pretendidos, o trabalho foi desenvolvido a partir de uma pesquisa aplicada, revisão bibliográfica, descritiva, qualitativa e aplicação de campo sobre o tema maturidade de processos dentro da CPA central do IFSC. Na aplicação prática, foi utilizado um modelo de avaliação adaptado do original PEMM. A parte utilizada foi o Viabilizador de Processo com os seus cinco tipos: Desenho, Executores, Responsável, Infraestrutura e Indicadores. Os resultados, apresentados e discutidos por meio de análises descritivas das questões objetivas, revelaram o nível de maturidade de cada tipo do Viabilizador. O nível do Viabilizador tipo Desenho foi 2,45 e indica que as ferramentas utilizadas cumprem os requisitos básicos para que o processo se inicie e seja finalizado. Sobre o Viabilizador do tipo Executores, o valor foi 2,28, e indica que há certa necessidade de criar metodologias e aprimorar as técnicas de melhoria de processos. No Viabilizador do tipo Responsável, o valor foi de 3,14, e revela que o presidente da comissão consegue concentrar seus esforços nas demandas de cada membro da CPA. No Viabilizador do tipo Infraestrutura o valor foi de 1,8 e revelou que os sistemas de TI são generalistas, pois atendem a todo o IFSC, todavia conseguem manter de forma básica as demandas da CPA. E no Viabilizador do tipo Indicadores o valor foi de 2,18, e revela a necessidade de criar indicadores de desempenho. O nível médio geral de maturidade do processo de autoavaliação da CPA do IFSC através do método PEMM foi de 2,37. Classifica-se este resultado no nível P2, indicando que o processo dá resultados, de certa forma, acima do esperado, pois a comissão possui um fluxo de um extremo ao outro para os processos de autoavaliação, ainda que exista a necessidade de alinhar estratégias de mapeamento de processos. A aplicação do modelo adaptado PEMM permitiu visualizar e analisar fatores sob o prisma de um instrumento que comumente é utilizado em processo de produção e gestão de organizações privadas. Foi possível observar e orientar a proposta para ações de melhoria nos processos da CPA Central.

Abstract: The objective of this work is to evaluate the maturity level of the institutional self-assessment process of the Federal Institute of Santa Catarina (IFSC), using the Process and Enterprise Maturity Model (PEMM) as a tool. The institutional self-assessment process under analysis was carried out by the Central Evaluation Committee (CPA), based on the perception of the need for improvements in the self-assessment processes in practical experiences in the work environment. The need to measure the level of process maturity has gained strength in private organizations and the educational environment has followed this trend, however there are still few references in the conceptual theoretical field on the subject of process maturity and its applications in educational institutions. In this way, this research analyzes the theoretical references on the institutional self-assessment, the instruments, the applications and cases, with the objective of reaching a synthesis on the structure, the necessary knowledge, the failures and the results of the Maturity of the Institutional Self-Assessment Process. To achieve the intended objectives, the work was developed based on applied research, bibliographic, descriptive, qualitative and field application on the subject of process maturity within the central CPA of IFSC. In practical application, an evaluation model adapted from the original PEMM was used. The part used was the Process Enabler with the five types: Design, Executors, Responsible, Infrastructure and Indicators. The results, presented and discussed through descriptive analyzes of the objective questions, revealed the level of maturity of each type of Enabler. The level of the Drawing type Enabler was 2.45 and indicates that the tools used meet the basic requirements for the process to start and end. Regarding the Executor type Enabler, the value was 2.28, and indicates that there is a certain need to create methodologies and improve techniques for process improvement. In the Responsible type Enabler, the value was 3.14, and reveals that the chairman of the commission is able to focus his efforts on the demands of each member of the CPA. In the Infrastructure type Enabler, the value was 1.8 and revealed that the IT systems are generalist, since they meet the entire IFSC, however they manage to keep CPA's demands in a basic way. And in the Indicator type Enabler, the value was 2.18, and reveals the need to create performance indicators. The overall average level of maturity of the IFSC CPA self-assessment process using the PEMM method was 2.37. This result is classified at the P2 level, indicating that the process gives results, in a way, above expectations, since the committee has a flow from one end to the other for the self-assessment processes, even though there is a need to align strategies of self-assessment. process mapping. The application of the adapted PEMM model made it possible to visualize and analyze factors from the perspective of an instrument that is commonly used in the production and management process of private organizations. It was possible to observe and guide the proposal for improvement actions in the CPA Central processes.